PowerPointの発表者ノートを含めずに資料だけPDFにするには、出力対象が「スライド」になっているかを確認します。ノートページを印刷・書き出し対象にすると、発表者向けの文章が相手に渡るおそれがあります。
配布するPDFに何が含まれるか決める
- プレゼンテーションの下部に入力したノートは、スライド本文とは別の情報です。
- 印刷レイアウトで「ノートページ」を選んだ場合と、標準のスライド出力ではPDF内容が異なります。
- 非表示スライドにも機密情報がないか確認します。
- PDFのページサイズがスライドと違う場合、配布資料形式を選んでいないか確認します。
スライドだけをPDFへ書き出す
- 元PPTXを保存し、ノートの内容を必要に応じ確認します。
- Windows版PowerPointの［ファイル］→［エクスポート］→［PDF/XPSの作成］を開きます。
- ［オプション］が表示される場合、発行対象を通常の［スライド］にし、必要に応じ非表示スライドの出力設定も確認します。
- ［標準］等の品質設定で保存し、PDFを開いてページごとに表示を確認します。
- 元PPTXをそのまま相手へ渡すとノートが残るため、ノートを隠したい配布物はPDFだけを送ります。
元のPPTXにはノートが残る
- 「表示されないからノートは削除された」とは限りません。別の形式や元ファイルに残る可能性があります。
- 配布先に編集用PPTXが必要なら、ノートやコメントの削除を別途検討し、元ファイルを残してください。
- スライド内の小さい注記はノートではなく本文なので、PDFにも表示されます。
PDFの全ページを開いて確認する
- 書き出したPDFの全ページを確認し、ノート文章・非表示スライド・コメント等の機密事項が含まれていないことを確認します。
- 「印刷したときに入らない」の確認だけでなく、実際のPDFファイルを開いてチェックします。
PDFだけでなく元PPTXを渡す場合の注意
発表者ノートに「値引き交渉の上限」や「社内だけの補足」を書いている場合、スライドのPDF出力でノートが出ていないことと、PPTXからノートを削除したことは別です。PDF配布だけなら全ページを開いてノートの混入がないか確認します。編集用PPTXも渡すなら、別コピーを作ってドキュメント検査等によるノート・コメント・隠し情報の点検を検討します。
「スライド」「ノートページ」「配布資料」の出力形式を、保存ダイアログの設定と出力された実ファイルの両方で確認してください。PDFを作れたことだけでは機密情報が消えた証拠になりません。
参考資料
