Wordでチェック欄を作る際は、印刷後にペンで記入する四角と、Word上でクリックできるチェックボックスを分けて作ります。どちらを求めるかで設定が違います。さらに、Word上でクリックできても、PDFへ変換した後の入力機能まで保証されるわけではありません。
印刷用の四角とクリック可能な欄の違い
紙の点検表で使うだけなら、箇条書きの記号を四角に変える方法が簡単です。電子的な回答表なら、クリックしてオン・オフできる「チェックボックス コンテンツ コントロール」を使います。□を文字として打ち込んだだけでは、クリックしてチェック状態を切り替える入力欄にはなりません。
開発タブから入力用コントロールを配置
デスクトップ版Wordで［開発］タブを表示し、チェックする位置へカーソルを置きます。［開発］→［チェックボックス コンテンツ コントロール］を挿入し、必要に応じて複製して各行へ配置します。Microsoft公式はコントロールの挿入と、チェック時のXを別の記号へ変える方法を案内しています。行や文字列を誤って編集されたくない場合、対象を選んで［開発］→［グループ］を検討できます。
利用者が編集する範囲を確認
入力する利用者がWordデスクトップ版、ブラウザー版、PDF閲覧ソフトのどれを使うかを確かめます。DOCX上のチェックボックスがPDF変換後に「見た目」だけになり、クリック操作が残らない場合があります。PDFでフォーム入力を求める場合は、PDFフォームの作成・配布・保存テストを別に実施する必要があります。
PDF配布時に機能が残るか検査する
テスト用に3項目作り、DOCXでオン・オフ、保存、閉じて再度開いたときに状態が残るか確認します。PDF配布するならPDFファイルを実際に開き、クリック可能か、入力後の保存ができるかを検証します。印刷用だけでよいなら、入力コントロールではなく四角い記号を選ぶ方が動作の違いを避けられます。
参考資料
