Googleフォームで「その他」に自由入力された回答が「営業」「営業部」「営業 部」のように分かれる場合、元回答を上書きせず、集計用の分類列を追加するのが安全です。自由記述は回答者の原文として保持します。
選択肢と自由記述の保存形式
単一選択のラジオボタンと「その他」の自由記述では、シートへ入る値がラベルではなく入力した文面になる場合があります。まず実際の回答シートで、選択肢を選んだ行と「その他」を入力した行の値を見比べてください。フォームの選択肢を後から変えても、過去の回答の文字列が自動で揃うわけではありません。
元の回答を壊さず分類列を作る
回答のB列に部署が入っている場合、C列を「正規分類」として、例えば=IF(REGEXMATCH(TRIM(B2),"^(営業|営業部)$"),"営業",IF(TRIM(B2)="","未回答","要確認"))のように分類します。正規化対象は業務に応じてマスター表へ移すと保守しやすくなります。正規表現の許容範囲を広げすぎると無関係な部署まで同じラベルにしてしまうため、分類ルールを表で残します。
表記ゆれを共通ラベルへ寄せる
「営業」「営業部」の2件が営業カテゴリへ入り、曖昧な「営業支援」は要確認のまま残ることを試します。未回答とその他の未分類を別に集計し、総回答数＝分類済み＋未回答＋未分類の件数になるか照合してください。表示文字だけでなく、回答が複数選択形式かどうかも最初に確認します。
未分類の回答を定期的に拾う
自由記述から集計分類を作るとき、顧客の苦情や個人名を無理に共通カテゴリへまとめない方がよい場合があります。分類作業の更新日時とルール版を保存し、公開集計へ反映する前に小サンプルを目視確認します。フォームの元回答は編集せず、分析用の別表を作る運用にします。
参考資料
