Googleスプレッドシートを複数人で編集していて、自分の担当分だけを表示したい場合は、通常のフィルターを変更するのではなくフィルタ表示を使います。フィルタ表示なら、その絞り込み・並べ替えは基本的に自分の表示に適用され、共同編集者の画面を同じ条件に切り替えずに作業できます。フィルタ表示はデータを削除したり、別の表を作ったりする機能ではありません。
通常のフィルターとフィルタ表示の違い
通常の［データ］→［フィルタを作成］は共有表に設定されるフィルターで、共同編集者が同じ表を開いていると表示への影響が問題になることがあります。一方、フィルタ表示は個別の表示条件を保存・切り替える仕組みです。
例えば、営業案件表のA列が案件番号、B列が担当者、C列が状態、D列が更新日だとします。「自分が担当で、未完了だけを更新日の古い順で見る」は表示上の要件です。共同編集の元データを並べ替えたり、他人の行を消したりする必要はありません。
注意点は権限です。編集権限のないユーザーでも一時的なフィルタ表示を作れる場合がありますが、その表示は保存されません。また、フィルタ表示を設定してもセルの値の編集自体は他の共同編集者に反映されます。「表示だけ独立」と「データが独立」は別です。
自分だけのフィルタ表示を設定する
- PCで対象シートを開き、列見出しとデータを含む表の中のセルを選びます。途中に空白行や見出しが複数ある場合は範囲を確認します。
- ［データ］から［フィルタ表示を作成］（環境によって［フィルタビューを作成］などの表示）を選びます。
- B列の条件を自分の担当者名、C列を「未完了」に指定し、必要ならD列を昇順にします。
- 画面上に表示された対象範囲を確認し、末尾に新しい案件を追加する運用なら範囲に含まれるかをチェックします。
絞り込まれて見えない行は削除されたわけではありません。編集中の行そのものを並べ替えたと勘違いして行番号だけで情報を転記しないでください。
フィルタ表示を保存・切り替える
編集権限がある場合、フィルタ表示に「自分の未完了案件」など目的の分かる名前を付け、画面の［ビューを保存］等から保存します。別の条件を作る場合は既存表示を切り替えるか複製してください。
保存した表示を再利用する場合は、日付の範囲や担当者名などの条件が前回のまま残る点に注意します。チームの担当替えが発生した後は特に、保存した条件を見直してください。共同編集者と条件を共有する場合でも、同じ表示を開いているかどうかとデータの権限は別問題です。
並べ替え後に他の人の画面を確認する
表示を閉じて通常の表に戻り、先ほどの「未完了」以外のレコードが残っていることを確認します。可能であれば共同編集者に通常表示の状態を確認してもらいますが、検証のために相手の画面を勝手に変更する必要はありません。
合格条件は、絞り込みが自分の表示だけで完結し、元の行・値が変わっていないことです。結果が合わない場合、フィルターの条件より先に、選択したデータ範囲、途中の空白行、見出し行、他人が同時に行ったセル編集を切り分けます。
参考資料
