作業は終わっているのに請求書を出し忘れる場合、請求書番号だけの管理では足りません。請求書になる前の「完了した作業」を独立した台帳で把握し、検収・請求可能・請求済みを分けます。
請求済みと未請求を区別する
未請求の判定を「請求番号が空だから未請求」とだけ定義すると、契約外の作業や検収待ちまで混ざります。台帳に案件ID、取引先、役務内容、担当者、完了日、検収状況、請求条件、見積額、請求番号を設けます。「作業完了だがまだ請求できない」と「請求可能なのに未発行」を区別することが、今回の台帳の役割です。
作業完了・検収・請求可能の状態を分ける
状態は 作業中 → 納品済 → 検収待ち → 請求可能 → 請求済 など業務に合わせて定義します。各状態へ移す条件を文章で決め、例えば検収完了が請求条件なら、納品しただけで請求可能へ変えません。一方、契約で月次請求と定められているなら、検収が不要な案件まで滞留させないようにします。差戻し時は状態を戻した履歴と理由も残します。
案件単位で金額と根拠資料を紐付ける
案件IDに見積書、注文書、納品書、検収メール、追加依頼、受注明細のURLをひも付けます。例：「案件A-18／10月保守追加2時間／追加金額12,000円／取引先確認待ち」という行であれば、通常の月額保守費と混同しにくくなります。税込・税抜のどちらを登録しているか列名で明示し、請求書と一致するようにします。
月末の請求漏れを点検する
月末は「請求可能なのに請求番号が空」「完了しているが検収が長期滞留」「請求済みだが請求書の保存先が不明」を抽出します。未請求一覧の合計を売上として即断せず、契約条件と会計上の計上時点を分けて検討してください。管理表なら 請求可能=はい かつ 請求番号=空欄 を要確認とし、別に 検収待ち の案件を抽出します。いずれも自動請求はせず、見積書と追加発注の承認を確認してから担当者が請求可否を決めます。既存の未入金台帳は請求書発行後を追うものなので、請求前の作業台帳とIDで接続するのが適切です。
