顧客一覧に、 株式会社青空 （株）青空 青空株式会社 株式会社 青空 のようなデータがあると、同じ会社でも別レコードとして残ります。 これを整理するのが名寄せです。 名寄せと「重複の削除」は違う Excelの重複削除は、選択列の値が同じ行を機械的に落とします。 名寄せは、 表記は違うが同じ相手か？ を判断する作業です。...
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CSVの文字化けを避けるためにUTF-8で保存したい。 その場合でも、最初に確認したいのは「UTF-8なら必ず正解」ではなく、受け取るシステムが何を指定しているかです。 まず取込先の仕様を確認する 相手が、 UTF-8 UTF-8 BOM付き Shift_JIS Windows-31J などを指定しているなら、その仕様...
Excelの表をCSVで渡す場面は多いですが、CSVはExcelブックの簡易版ではありません。 CSVは基本的に、表の値を区切り文字付きテキストとして保存する形式です。 CSVへ保存されるのは作業中のシート Microsoftの現行サポートでは、CSV形式は作業中のシートだけを保存する形式として案内されています。 つま...
Excelで表を「テーブル」にすると、数式が急に =* のような形になることがあります。 これはエラーではなく、構造化参照というExcelテーブル専用の参照方法です。 構造化参照とは 通常のExcel数式では、 =C2*D2 のようにセル番地を使います。 一方、テーブルでは、 =* のように列名で参照できます。 Mic...
毎月2時間かかる作業を見ると、 これを自動化できないか と考えます。 しかし、その2時間の中に「そもそも不要な作業」が混ざっていれば、自動化する前に消した方が早いです。 1. やめる 最初に、 この作業は本当に必要か を見ます。 誰も読まない報告書、使われない集計、昔のルールだけで続いている二重入力。 不要ならゼロにで...
AIやノーコード、スクリプトで多くの仕事を自動化できます。 しかし、「自動化できる」と「自動化した方が得」は別です。 例外が多い 通常ルートより例外処理の方が多い仕事は、自動化が複雑になります。 10件中8件は人が判断 なら、無理に全自動にせず、入力整理や候補作成だけ機械に任せる方が安定する場合があります。 人の判断が...
「一番時間がかかる工程＝ボトルネック」と考えると、改善場所を間違えることがあります。 見るべきなのは、その工程が全体の流れを止めているかです。 1. 処理時間 もちろん、1件60分かかる工程は候補です。 ただし1日1件しか来ないなら、全体を詰まらせていない場合があります。 2. 待ち時間 処理は5分でも、承認に2日かか...
仕事を速くしたいとき、最も時間のかかる作業だけを改善しようとしがちです。 しかし、業務全体が遅い原因は別の場所にあることがあります。 まず「待ち」を探す 処理時間5分でも、承認待ちで3日止まるなら、実際のリードタイムを支配しているのは待ちです。 返答待ち 承認待ち ファイル待ち 入金確認待ち システム処理待ち を探しま...
短い仕事なら3行メモで十分です。 しかし、数時間～数日にまたがる調査、記事制作、開発、資料作成では、もう少し情報を残した方が再開が速くなります。 進捗位置 最初に、 10記事中6記事までQA完了 のように、全体のどこまで進んだかを書きます。 「だいたい半分」ではなく、番号や件数を使います。 次の操作 再開直後の操作を1...
仕事を途中で止めた翌日、 どこまでやったっけ？ から始まることがあります。 ファイルを開き、メールを読み、前の会話を探し、10分後にやっと思い出す。 これを減らすために、終業時や中断時に3行だけ残します。 1行目：現在地 Current：Sprint3 8記事の初稿まで完了 のように、今どこまで終わっているかを書きます...
