進捗報告は、やったことを全部並べる作業日記ではありません。 受け手が知りたいのは、まず今どんな状態かです。そのあとに、なぜそう判断できるか、次に何をするかを続けます。 基本形は、 状態 → 根拠 → 次のアクション の3つです。 最初に状態を書く 最初の1行で、たとえば「順調」「遅延」「判断待ち」「相手待ち」「完了」の...
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日程調整メールで往復が増える原因は、敬語より判断材料が足りないことです。 「ご都合のよい日時を教えてください」だけだと、相手は候補を考え、こちらは再び確認し、場所や所要時間をもう一度聞くことになります。 最初の1通で、相手がその場で選べる状態を作ります。 最初のメールに入れる情報 日程調整なら、最低限次の5つをまとめま...
支払期限を過ぎても入金が確認できない。 このとき最初の連絡では、相手の意図を決めつけず、確認できている事実だけを短く伝える方が使いやすくなります。 最初は「確認」のトーンで送る 未入金には、 振込済みだが名義違い 処理中 請求書未着 社内承認遅延 単純な見落とし など複数の原因があります。 最初から責める文章にしない方...
「支払期限を過ぎている」と思っても、いきなり催促メールを送らない方が安全です。 すでに入金されているのに照合できていないだけ、ということがあります。 請求番号を確認する 相手へ送った請求書そのものを開きます。 請求番号 発行日 対象期間 を確認します。 似た金額の別請求と混ぜないためです。 請求金額を確認する 税込金額...
依頼メールを送ったあと、 いつまでですか？ どの形式ですか？ 何を返せばいいですか？ と往復が続くことがあります。 依頼側で必要事項をまとめておくと減らせます。 件名で「依頼」と内容を出す 例： 【確認依頼】9月請求書の金額確認（9/18まで） 件名だけで、 何の依頼か 期限があるか が分かります。 1. 目的 最初に...
見積書は10万円。 納品書は12万円。 請求書は11万円。 この状態を見て「どれかが間違い」と決めつけると、確認を誤ることがあります。 途中で数量変更・追加作業・値引きがあれば、数字が変わることはあります。 1. 見積時点を確認する まず見積書で、 数量 単価 対象作業 税 送料 有効期限 を確認します。 見積は「最初...
文章の誤字は見つけやすいのに、数字の誤りは自然な文章の中へ紛れます。 120,000円 が本当は 102,000円 でも、文章としては違和感がありません。 そこで、文章チェックと数字チェックを分けます。 金額だけを見る 最初に、 単価 小計 税額 合計 値引き 送料 など金額だけを拾います。 見積・元データ・計算表など...
Wordには「変更を追う」方法が複数あります。 変更履歴 文書比較 OneDrive / SharePoint等のバージョン履歴 似ていますが、使うタイミングが違います。 変更履歴：編集中の変更を記録する Microsoftの変更履歴機能では、追加・削除などの編集を記録しながら文書を直せます。 レビューを依頼する前にオ...
Word文書を修正したあとで、 変更履歴をオンにしていなかった と気付くことがあります。 元ファイルと修正版の2つが残っていれば、Wordの比較機能で差分を確認できます。 比較機能を使う場面 変更履歴を付け忘れた メールで戻ってきた修正版との差を見たい v1.0とv1.1を比較したい 誰かが直接編集した文書を確認したい...
名寄せで一番怖いのは、重複を残すことより、別人を同じ相手として統合することです。 「田中太郎が2件あるから同じ人」とは限りません。 名前は弱いキー 氏名・会社名には、 同姓同名 同名企業 法人格の違い 支店名 表記ゆれ があります。 名前一致は候補抽出には使えますが、単独で自動統合する条件としては弱い場合があります。 ...
