日程調整メールで往復が増える原因は、敬語より判断材料が足りないことです。
「ご都合のよい日時を教えてください」だけだと、相手は候補を考え、こちらは再び確認し、場所や所要時間をもう一度聞くことになります。
最初の1通で、相手がその場で選べる状態を作ります。
最初のメールに入れる情報
日程調整なら、最低限次の5つをまとめます。
- 候補日時
- 所要時間
- 実施方法・場所
- 回答方法
- 回答期限
たとえばオンライン30分なら、「候補日時」だけでなく「30分」「Zoom」「候補番号で返信」と書く方が相手は判断しやすくなります。
候補日時は2〜4個に絞る
候補が1つだけだと合わない可能性が高く、10個並べると選ぶ負担が増えます。
第1候補：9月16日 10:00〜10:30
第2候補：9月16日 15:00〜15:30
第3候補：9月17日 13:00〜13:30
社外や別地域の相手なら、必要に応じて「日本時間」などタイムゾーンも書きます。
「何分か」を先に書く
同じ15時開始でも、15分なのか90分なのかで選びやすさが変わります。
所要時間：30分程度
方法：Zoom
のように、予定表へそのまま入れられる情報にします。
返し方を決めておく
第1〜第3候補のうち、可能な番号をご返信ください。
どれも難しい場合は、9月18日〜20日の間で可能な時間帯を2つほどお知らせください。
と書くと次の行動が明確です。
回答期限が必要なら入れる
別の参加者や会場を押さえる必要がある場合は、
恐れ入りますが、9月15日 17:00までにご返信いただけると助かります。
と期限を入れます。期限が不要な調整にまで機械的に締切を付ける必要はありません。
そのまま使える例文
件名：【日程調整】9月打ち合わせの候補日時
○○様
お世話になっております。
次回打ち合わせについて、下記の候補はいかがでしょうか。
第1候補：9月16日 10:00〜10:30
第2候補：9月16日 15:00〜15:30
第3候補：9月17日 13:00〜13:30
所要時間：30分程度
方法：Zoom
可能な候補番号をご返信ください。
どれも難しい場合は、9月18日〜20日の間で可能な時間帯を2つほどお知らせください。
恐れ入りますが、9月15日 17:00までにご返信いただけると助かります。
よろしくお願いいたします。
日程調整メールの完成条件は、文章が丁寧なことだけではありません。相手が追加質問をせずに、候補を選んで返信できるかを確認します。
