連絡先のCSVをOutlookに取り込もうとして、エラーになる、名前が文字化けする、件数が足りないといった場合は、どのOutlookで取り込んでいるかによって原因の探し方が変わります。新しいOutlookとクラシック版Outlookでは、取り込みの入口も、列を対応付ける方法も違うためです。
この記事では、取り込みに使うOutlookを確かめてから、文字コード、列名と対応付け、ファイルの状態の順に確認し、最後に取り込み後の件数を確かめるところまで説明します。
Outlookの画面や項目名は、バージョンや更新によって変わることがあります。この記事で書いている項目名が見つからない場合は、Microsoftの公式ヘルプで、お使いのOutlookの種類に合った手順を確認してください。
最初に、どのOutlookで取り込むかを確かめる
| 種類 | 取り込みの入口（目安） | 列の対応付け |
|---|---|---|
| クラシック版Outlook | 「ファイル」→「開く/エクスポート」→「インポート/エクスポート」→「他のプログラムまたはファイルからのインポート」→「テキスト ファイル (コンマ区切り)」 | 「フィールドの一致」の画面で、手作業で対応付けられる |
| 新しいOutlook、Web版のOutlook | 連絡先の画面にある連絡先の管理メニューから、インポートを選ぶ | 対応付けの画面はなく、列名を見て自動で判断される前提で考える |
この違いから、直し方の方針が決まります。
- クラシック版: 列名が多少違っていても、対応付けの画面で合わせられる
- 新しいOutlook・Web版: Outlookが認識できる列名に、CSV側を合わせる必要がある
「ファイル」タブがあり「インポート/エクスポート」を選べる画面なら、クラシック版です。
確認1：文字化けする場合は、取り込み先に合わせて文字コードを選ぶ
元のCSVがすでに化けていないか
まず、元のCSVをメモ帳などのテキストエディタで開き、日本語が正しく読めるか確認します。ここで文字化けしているなら、CSVを作った時点で壊れている可能性があります。出力元からもう一度取得してください。
取り込み先ごとの目安
- 新しいOutlook・Web版: Microsoftのヘルプでは、英語以外の文字を含む場合はUTF-8で保存するよう案内されています。日本語の名前を含むCSVは、UTF-8で用意するのが基本です。
- クラシック版（日本語環境）: Shift_JIS（ANSI）のCSVであれば問題なく読めることが多い一方、UTF-8のCSVを正しく読めるかはバージョンによって違う可能性があります。
Excelで保存するなら、ファイルの種類の違いは次のとおりです。
| Excelのファイルの種類 | 保存される文字コード（日本語環境） |
|---|---|
| CSV (コンマ区切り) | Shift_JIS |
| CSV UTF-8 (コンマ区切り) | UTF-8（BOM付き） |
どちらが合うかはっきりしない場合は、両方の文字コードで2〜3件だけのCSVを作り、取り込み結果を比べてください。文字コードの変換や判別の手順そのものは、CSVの文字コードを扱う記事で詳しく説明しています。
確認2：列名と列の対応付け
列名の見本はエクスポートで手に入れる
Outlookが認識する列名は、言語やバージョンによって違うことがあります。いちばん確実なのは、取り込み先のOutlookで連絡先を1件作り、CSVにエクスポートして見本にする方法です。
- クラシック版: 「インポート/エクスポート」→「ファイルにエクスポート」→「テキスト ファイル (コンマ区切り)」→ 連絡先フォルダーを選ぶ
- 新しいOutlook・Web版: 連絡先の管理メニューに、エクスポートの項目があるか確認する
見本のCSVをテキストエディタで開き、1行目の列名をそのまま使って取り込み用のデータを作ると、新しいOutlookでも列が認識されやすくなります。
日本語の連絡先で崩れやすい列
| 列 | 起きやすいこと | 対処 |
|---|---|---|
| 名前 | フルネームを1つの列に入れると、姓と名が分かれない、または片方の欄にまとめて入る | 姓と名を別の列に分ける |
| フリガナ | 対応する列がなく、取り込まれない | 見本のCSVや対応付けの画面で、フリガナ用の項目があるか確認する |
| メールアドレス | 列名が違って認識されず、空になる | 見本のCSVと同じ列名にする |
| 電話番号 | Excelで編集したときに先頭の0が消えている | 取り込む前にテキストエディタで確認する |
| 住所 | 1つの列にまとめると、都道府県や郵便番号の欄に分かれない | 必要なら見本の列に合わせて分ける |
クラシック版での対応付け
クラシック版では、取り込みの途中で「フィールドの一致」の画面を開けます。左側にCSVの列名、右側にOutlookの項目が並ぶので、対応付いていない列を右側の項目へドラッグします。右側の項目は、名前、メールアドレスのように分類ごとにまとまっているので、分類を開いて目的の項目を探してください。対応付けていない列は取り込まれません。
Googleの連絡先から移す場合
Googleコンタクトのエクスポート画面に、Outlook向けのCSV形式を選ぶ項目がある場合は、その形式で書き出すと列名を合わせる手間を減らせます。
確認3：取り込みが失敗する・何も起きないときの確認
- 拡張子:
.csvになっているか - ファイルを開いたままにしていないか: Excelなどで開いていると読み込めないことがあります
- 1行目が見出しか: 見出しより上にタイトル行や空の行がないか
- 列数のずれ: 会社名や住所にカンマが入る値をダブルクォートで囲んでいないと、列がずれます
- セル内の改行: 住所やメモ欄に改行を含む場合も、ダブルクォートで囲む必要があります
- 取り込み先: クラシック版で、連絡先のフォルダーを選んでいるか。アカウントが複数ある場合は、どのアカウントの連絡先か
- 件数やファイルサイズ: 新しいOutlook・Web版の取り込みに上限があるかどうかはヘルプで確認します。件数が多い場合は、ファイルを分けて取り込むと切り分けやすくなります
- 組織の設定: 勤務先のアカウントでは、管理者の設定で取り込みが制限されている場合があります。画面に項目自体がない場合は、管理者に確認してください
確認4：取り込んだ後に件数と中身を確かめる
件数
- 取り込む前に、Outlookに今ある連絡先の件数を控えておく
- CSVのデータの件数（見出しを除いた行数）を数える
- 取り込んだ後の件数から、取り込む前の件数を引き、CSVの件数と合うか確認する
住所などにセル内の改行があると、テキストエディタの行数と実際の件数がずれます。件数は、ExcelやGoogleスプレッドシートで開いて、データの行数で数えてください。
クラシック版では、連絡先フォルダーを開くと画面下部にアイテム数が表示される場合があります。表示されない場合は、一覧形式のビューにして数えます。
中身
先頭、途中、末尾の数件を開き、次の点を見ます。
- 姓と名が正しい欄に入っているか
- メールアドレスと電話番号が空になっていないか、先頭の0が残っているか
- 文字化けしていないか
重複とやり直しへの備え
クラシック版には、重複したときの扱いを選ぶ項目があります。新しいOutlook・Web版では、同じCSVを2回取り込むと連絡先が重複するおそれがあるため、まず数件だけで試してください。クラシック版なら、テスト用の連絡先フォルダーを作ってそこへ取り込むと、うまくいかなかったときにフォルダーごと削除できます。
切り分けの順番まとめ
- どのOutlookで取り込むかを確かめる（新しいOutlook・Web版か、クラシック版か）
- 元のCSVをテキストエディタで開き、文字化けしていないことを確認する
- 取り込み先に合わせた文字コードで保存する（迷ったら2種類を少数で比べる）
- 取り込み先からエクスポートしたCSVを見本にして、列名をそろえる
- クラシック版なら、フィールドの一致で対応付けを確認する
- カンマ、改行、列数のずれ、ファイルを開いたままにしていないかを確認する
- 少数で試し、うまくいったら全件を取り込む
- 取り込み前後の件数の差と、数件の中身を確認する
