社内向け生成AI利用マニュアルの作り方｜使ってよい業務・入力禁止情報・確認する人を1枚にまとめる

チームで生成AIを使い始めると、「この情報を入力してよいのか」「この出力をそのまま送ってよいのか」と迷う場面が増えます。そのつど誰かに聞いていると、答える人によって判断が変わり、聞かずに使う人も出てきます。

最初に用意したいのは厚い規程ではなく、迷ったときに開ける1枚の利用マニュアルです。この記事では、1枚に入れる項目と書き方の手順を説明します。

1枚に入れる7つの項目

この7項目がそろっていれば、使う人は「使ってよいか」「入力してよいか」「誰に確認してもらうか」「困ったら誰に連絡するか」をこの1枚で判断できます。

作る手順

手順1：今の使い方を聞き取る

ルールを書く前に、チームが今どう使っているかを確かめます。聞くのは次の3点だけで十分です。

• どのツールを使っているか（個人のアカウントか、会社の契約か）
• どの業務に使っているか
• 使っていて迷ったこと、困ったこと

禁止事項を作るための調査だと思われると、正直な回答が集まりにくくなります。「使い方をそろえるため」と目的を伝えておきましょう。ここで集まった業務や迷いが、項目3〜5の材料になります。

手順2：使ってよいツールとアカウントを決める

ツール名だけでなく、どのアカウントやプランで使うかまで書きます。同じサービスでも、個人向けと法人向けでは入力データの扱いや管理機能が違う場合があります。

• 入力した内容がAIの学習に使われるか、その設定はどこで変えるか
• 会話履歴はどれくらい保存され、どう削除するか
• 管理者が利用状況を確認できるか

これらはサービスによって違い、時期によっても変わります。マニュアルに書く前に、各ツールの公式の説明や管理画面で確かめ、確認した日付も記録しておきます。

手順3：業務を「使ってよい」「条件付き」「使わない」に分ける

手順1で集めた業務を3つに分けます。

表の内容は一例です。自社の業務や取引先との約束に合わせて決めてください。「条件付き」にした業務には、項目5で必ず確認者を決めます。

手順4：入力禁止の情報を具体的な名前で書く

「機密情報は入力しない」と書くだけでは、何が機密にあたるかの解釈が人によって変わります。自社で実際に扱っている情報を、名前を挙げて書きます。

• 顧客や取引先の氏名、住所、電話番号、メールアドレス
• 未公開の見積金額、契約条件、売上
• 社員の人事評価、給与、健康に関する情報
• パスワード、APIキー、社内システムのURL
• 取引先から秘密を守るよう求められている資料

判断に迷う情報が出てきたときに誰に聞くかも、この項目に1行添えておきます。個人情報の扱いや取引先との秘密保持契約にかかわる部分は、法務や総務など社内の担当部署に確認し、必要なら専門家にも相談してから確定してください。

手順5：出力を確認する人と確認する内容を決める

生成AIの出力には、もっともらしく見える誤りが含まれることがあります。誰が何を確認するかを、用途ごとに決めておきます。

「確認する」とだけ書いても、何を見ればよいかは伝わりません。確認することも短く書いておきます。

手順6：困ったときと事故時の連絡先を書く

入力してはいけない情報を入力してしまった、誤った出力を社外に送ってしまった、といったときに最初にやることと連絡先を書きます。

• まず作業を止める（同じ会話に続けて入力しない）
• いつ、どのツールに、何を入力したかを控える
• 連絡先：○○さん（内線またはチャット）、不在のときは○○さん

自分だけで消したり隠したりして済ませないよう、「報告した人を責めない」と一言添えておくと、報告が早く上がるようになります。

手順7：版と見直し日を決める

ツールの機能や契約内容は変わります。作ったまま放置しないよう、次に見直す日を書いておきます。最初は3か月ほどで一度見直し、運用が落ち着いたら半年ごとに延ばすといった方法があります。ツールが変わったときや事故があったときは、見直し日を待たずに改訂します。

1枚のひな形

次のひな形の○○を、自社の内容に置き換えて使えます。

生成AI利用マニュアル（第1版）
対象：○○部の全員／業務で生成AIを使う前に読む

1. 使ってよいツール
   ・○○（会社契約のアカウントのみ）
   ・個人のアカウントや、承認されていないツールは業務に使わない

2. 使ってよい業務
   ・使ってよい：○○、○○、○○
   ・確認者を通す：○○、○○
   ・使わない：○○、○○

3. 入力してはいけない情報
   ・○○、○○、○○
   ・迷ったら、入力する前に○○さんに確認

4. 出力を使う前の確認
   ・社内向け：本人が事実・数字・固有名詞を確認
   ・社外向け：本人と○○が確認してから送る
   ・公開物：○○の承認を受けてから公開

5. 困ったとき・誤って入力したとき
   ・作業を止め、入力した日時・ツール・内容の概要を控える
   ・連絡先：○○（不在時：○○）

6. 管理
   ・管理者：○○　作成日：○年○月　次回見直し：○年○月

1枚に収めるための書き方のコツ

• 行動で書く：「注意する」「適切に扱う」ではなく、「入力しない」「○○さんが確認してから送る」のように書きます。
• 例を1つは入れる：業務や情報の区分には、自社の具体例を添えます。
• 理由は一言にとどめる：禁止事項に「外部のサービスに送信されるため」といった理由が一言あると、例にない場面でも判断しやすくなります。
• 相談先は1つにする：相談先が複数あると、結局誰にも聞かれなくなりがちです。
• 詳しい説明は別の文書にする：ツールの操作方法や細かい判断基準は別の文書にまとめ、1枚には要点だけを残します。

配った後の運用

• 置き場所を決め、チャットの固定メッセージや共有フォルダの見つけやすい場所に置きます。
• 配るときに一度読んでもらい、分からない点を集めます。
• 寄せられた質問は記録しておき、同じ質問が何度も来たら、次の見直しで本文に反映します。
• 版を改めたら、何を変えたかを一言添えて知らせます。

よくある失敗