PowerPointに貼ったExcelグラフが更新されないときの確認

PowerPointに貼ったExcelグラフが元データを変更しても更新されないときは、Excelグラフを「リンク貼り付け」したのか、「埋め込み」または画像として貼り付けたのかを最初に分けます。画像はExcelを編集しても変わりません。

グラフの貼り付け方式を見分ける

• グラフをクリックしたときに［グラフのデザイン］タブが出るかで、編集可能なグラフか見分けます。
• グラフの元データがPowerPoint内へ埋め込まれたExcelなのか、外部の元ブックかを確認します。
• 元Excelのパスが変更・共有先移動されていないか確認します。
• 他のPCで更新できないなら外部リンクに必要なアクセス権があるか調べます。

リンクの更新元を修正して検証する

1. まずPPTXと元Excelのコピーを取ります。
2. 対象グラフを選び、［グラフのデザイン］→［データの編集］から表示されるデータを確認します。
3. 外部リンクの場合、元のExcelファイルを開いてグラフのデータ範囲と数値が更新されているか確認します。
4. PowerPointでリンクの更新機能が使える場合は更新を実行し、リンク切れ表示がないか確認します。
5. 更新できない場合、共同編集で自動反映が必要なのか、最新版のグラフを一度だけ貼り直せばよいのかを決めて再配置します。

外部リンクはファイル移動で切れる

• 画像として貼り付けたグラフを編集可能グラフと勘違いしないでください。
• 元ブックの保存場所が変わるとリンクが切れることがあるため、相手へ渡す資料では依存するファイルを明記します。
• グラフの見た目を揃えたあとに値だけを修正すると、軸のスケールやラベルの見切れが生じることがあります。

テスト用の数値を変えて更新を確認する

• 数値を一か所だけ意図的に変更し、PowerPoint側の表示が同じ値になったか確認します。
• プレゼンを閉じて開き直したときに、リンク更新の警告やセキュリティ確認が出ないかも調べます。

3種類の貼り付けを混同しない

リンクの場合、元ブックの置き場所を変えた直後に古い数値のままならリンク先を疑います。元Excelの表を1箇所だけテスト用に変更し、PowerPointで更新前後の数値を比較すると貼り付け方式を見分けやすくなります。配布先PCに元ブックがなければ更新できない場合があるため、受け手の用途が閲覧だけなら画像やPDFで確定版を渡す選択肢もあります。

参考資料

• Microsoft：PowerPointにExcelデータを挿入・更新
• Microsoft：壊れた外部リンクの更新・削除