Googleドライブのショートカットは、元ファイルへの参照を別のフォルダに置く仕組みです。ファイル本体の複製でも、アクセス権を付与する仕組みでもありません。
ショートカットと元ファイルの権限を区別する
- 追加先フォルダと元ファイルのオーナーを確認します。
- ショートカットを見られる相手と、元ファイルを開ける相手が同じか確認します。
- 共有フォルダ内のショートカット名が関係者に見えてよい内容か確認します。
- ショートカットを削除した場合に、元ファイルを削除しない操作か見分けます。
リンク先の元ファイルを見つける
- Googleドライブで元ファイルを右クリックし、［整理］→［ショートカットを追加］等の機能を選びます。
- 目的のフォルダへショートカットを配置します。
- 自分のアカウントで元ファイルが開くことを確認します。
- 共同編集者にもショートカットからアクセスしてもらい、元ファイルへの必要な権限があるか確認します。
- 権限がなければ、元ファイルのオーナーへ共有を依頼します。
ショートカットを置いても閲覧権限は増えない
- ショートカットの共有だけでは元ファイルのアクセス権は増えません。
- 元ファイルを移動または削除すると、ショートカットの参照が使えなくなる場合があります。
- 共有ドライブでのショートカット名には機密情報を含めないよう注意します。
元ファイルとショートカットを区別する
- ショートカット経由と元ファイルのURLから、同じ内容が見えているか確認します。
- 相手が編集できる必要がないなら、閲覧者権限に限定します。
ショートカットを共有しても中身が開けない場合
Googleドライブのショートカットは、ファイル自体のコピーではなく元ファイルへの参照です。共有フォルダーにショートカットを置いても、相手が元ファイルにアクセスできるとは限りません。ショートカットを開いた先で権限を求められるなら、まず元ファイルの所有者と共有範囲を確認します。
元ファイルを移動・削除した場合はショートカットが役に立たなくなることもあります。業務の正本を移す際は、ショートカットの設置場所と元ファイルのURLを台帳へ残し、関係者が実際に開けることを試してください。
ショートカット名の公開範囲にも注意
ショートカットを置いたフォルダを見られる人には、ショートカットの名前も見える場合があります。元ファイルの閲覧権限と、ショートカットがあることの可視性は別です。機密案件名をショートカット名に含める前に、配置先の共有範囲も確認します。
参考資料
