SharePointのフォルダを移動したあと共有リンクが使えなくなる場合、移動前後のURLやアクセス権、移動先ライブラリの設定が変わっていないか調べます。移動とコピーでは履歴の扱いも異なります。
SharePointの移動とコピーで変わるものを区別する
- 移動先が同じライブラリ内か別のサイトか確認します。
- 元の共有リンクがどのファイル・フォルダを指しているか控えます。
- 新しい場所のアクセス権と共有制限を確認します。
- 移動したファイルのバージョン履歴とメタデータを調べます。
旧リンクと新リンクを対象者で確認する
- 元のフォルダ構成とリンク利用先を記録します。
- 移動する前に対象ファイルをバックアップし、可能なら影響の少ない検証フォルダで試します。
- SharePointの［移動先］機能で移動した場合、移動先のURLと権限を確認します。
- 以前配布したリンクが使えるか別ユーザーでテストし、切れる場合は新リンクを案内します。
- 業務手順やTeamsタブ等の参照先も新しい場所へ更新します。
既存の業務リンクを先に保全する
- ［コピー先］ではバージョン履歴の扱いが異なり、最新版のみがコピーされるケースがあります。
- 別サイトへの移動は組織の設定で禁止されている場合があります。
- ファイル移動後に古いリンクが動作すると決めつけないでください。
移動後のURLを利用者ごとに試す
- 実際の利用者の権限で、旧URLと新URLの両方を開いて動作を記録します。
- 重要な埋め込みリンクやブック間参照を1件ずつ確認します。
リンク切れの検査対象を広げる
SharePointのフォルダーを別のライブラリへ移した場合、Word・Excelファイル単体は開けても、旧URLを利用していたメール・Teams投稿・Power Automateの処理・Excelの外部参照が影響を受けることがあります。移動前に重要なリンクの一覧を記録し、新しい保存場所が分かるようにします。
移動後は所有者のPCだけでなく、実際にそのリンクを使う閲覧者・編集者のアカウントで開けるか確認します。既存の共有リンクが維持されるかは移動方法・権限・保存先の条件で変わるため、「同じファイル名だからリンクも有効」と決めつけないでください。
リンク切れを決めつけない確認
SharePointで［移動先］と［コピー先］は異なる操作です。移動したから必ずすべての共有リンクが切れる、とは断定できません。リンク種類、移動先、組織内外の権限により動作が異なるため、既存の共有URLを記録し、利用者権限でアクセスできるか試してください。移動やコピーで保持される履歴・共有設定は対象環境で要確認です。
参考資料
