Googleドライブで組織内の相手には共有できるのに外部だけ共有できない場合、Google Workspaceの組織ポリシーで社外共有が制限されている可能性があります。ファイル所有者が設定を変えれば必ず解決するとは限りません。
相手のアカウントではなく組織制限を確かめる
- 共有相手が個人Googleアカウントか別組織のWorkspaceか確認します。
- ［共有］で外部アドレスを入力したときの警告内容を記録します。
- 社内ユーザーには共有でき、社外アカウントだけ招待できないなら、個別ファイルの権限不足よりも組織の外部共有ポリシーを優先して確認します。個別の「アクセス権をリクエスト」だけなら、まず相手のGoogleアカウントとファイルの共有設定を確認します。
- ファイルが共有ドライブ内にある場合、そのドライブの制限を確認します。
外部共有を許す範囲を管理者と決める
- 社内の共有可能なファイルと、外部共有で失敗するファイルを比較します。
- 対象ファイルのオーナー・保存先・共有ドライブの種類を控えます。
- 外部アドレスを入力して出るエラー文言を記録します。
- 管理者ポリシーが原因ならWorkspace管理者へ必要な共有範囲と業務目的を説明して相談します。
- 許可された場合だけ、対象者のメールアドレスへ最小限の権限で共有し、テストします。
個人アカウントへの持ち出しで回避しない
- 「リンクを知っている全員」へ変更することが許可されない場合に、別の個人アカウントへ無断コピーして迂回しないでください。
- 機密データの外部共有には組織規則や契約条件が関わる場合があります。
- 外部へ送る必要がない情報は共有対象から外します。
管理者の許可と利用権限を確かめる
- 外部利用者に実際にアクセスしてもらい、意図した範囲だけ閲覧・編集できるか確認します。
- 許可・承認の記録を残します。
社内では開けるのに社外では開けない場合
Google Workspaceの組織アカウントでは、管理者が外部共有先のドメインや共有方法を制限していることがあります。同じファイルを社内の同僚には共有できるのに取引先のメールアドレスだけ追加できないなら、個々のファイル権限だけでなく組織ポリシーを確認します。
エラー表示と共有先ドメインを管理者へ伝え、許可された共有方法があるか相談します。無断で個人Googleアカウントへファイルをコピーして制限を回避しないでください。外部共有が承認された場合は、閲覧のみで足りるか、編集権限が必要かも決めます。
参考資料
