退職する社員が所有するOneDriveファイルを複数人で使っているなら、退職後も参照できる正式な保管先への移行を早めに計画します。個人所有の共有リンクに業務を依存させたままにしないことが重要です。
退職者の個人領域とチーム領域を分ける
- 対象ファイルの所有者・利用部署・共有相手を一覧にします。
- 正本の保管先が本人のOneDriveなのかSharePoint/Teamsの共有ライブラリなのか確認します。
- ファイルに外部リンク・参照関係・共同編集者があるか調べます。
- 退職後のアカウント停止時期と管理者の保持・アクセス方針を確認します。
共有ライブラリへの移行計画を立てる
- 移行対象を選定し、ファイル名・場所・共有リンクの一覧を保存します。
- 組織の管理者と協議し、必要なファイルをSharePoint等のチーム管理領域へ移す計画を作ります。
- 移行後に共有権限を再設定し、リンク利用者へ新しいURLを案内します。
- 重要なExcelの外部参照やPower BI等の参照先を再確認します。
- 元所有者のアカウント停止前に、別の担当者で開けることをテストします。
退職後のOneDrive保持期間は組織の設定を管理者へ確認する
- 個人OneDriveからのコピーだけで共有リンクが維持されるとは限りません。
- 必要なファイルを私用アカウントへ移すことは組織ポリシーに違反する可能性があります。
- ファイルを削除する前に保持期間や証拠保全の要件を確認してください。
新担当者が編集保存できるか試す
- 退職者以外の担当者でファイルを開き、編集と保存ができるか確認します。
- 旧リンクを利用する業務フローの一覧を更新します。
引き継ぎの優先順位
退職者が所有するOneDriveに、部署全員が毎月使う請求書テンプレートが置かれている場合は、退職後のアクセスを個人アカウントに依存させないよう、SharePointなどチームで管理する場所を正本にすることを検討します。移行対象をファイルだけでなく共有リンク・参照元の一覧として把握してください。
管理者が設定するアカウント削除後の保持・アクセス期間は組織によって異なるため、一般的な日数を前提に移行を後回しにしないでください。引き継ぎ後は旧所有者以外の担当者が開き、必要な編集と保存を行えることを確かめ、旧リンクを案内した資料も修正します。
管理者が確認する削除後のアクセス期間
Microsoft 365の管理者向け案内では、退職者のアカウントを削除した場合、通常は30日間がOneDriveデータへアクセスできる初期設定と説明されています。ただし、組織の保持設定やアカウントの扱いで変わるため「30日後でも必ず取得できる」と考えてはいけません。ライセンス解除だけでアカウントを削除しない場合と、ユーザーアカウントを削除する場合も区別します。
引継ぎ担当者が自力で退職者のOneDriveへ入ろうとせず、Microsoft 365の適切な管理者権限を持つ担当にアクセス設定と保存作業を依頼します。
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担当者変更時の取引先への連絡を整理する場合は、「担当者変更の引き継ぎメール｜後任の紹介・切替日・連絡先・進行中案件の扱いを取引先に伝える例文」も参照してください。
参考資料
