Googleフォームで同じ人から二重回答が来たか判断するには、氏名だけで重複と決めつけず、メールアドレス・申込番号・送信時刻・回答内容を比較します。別の人が同姓同名の場合もあります。
二重回答を送信ミスと意図的な再回答に分ける
- フォームがメールアドレスを収集しているか確認します。
- 同じメールアドレスで複数送信できる設定か調べます。
- 回答後に編集できる設定か、別送信になっているかを確認します。
- 同じ人の再送信と、代理で送った別人を区別するキーが必要かを決めます。
メール・受付番号・送信時刻で重複候補を調べる
- 回答をスプレッドシートに出力し、元データをそのまま保存します。
- メールアドレスや受付番号で候補をまとめ、タイムスタンプ順に並べます。
- 同じキーでも回答内容が異なる場合、どちらが正しいのか本人に確認する運用を決めます。
- 以後のフォームで回答回数を制限する機能が目的に合うか検討します。
- 重複候補を削除する前に受付状態と連絡履歴を記録します。
同じ名前の別人を重複扱いしない
- メールアドレスを取得していないフォームでは、同一人物か確実に判定できないことがあります。
- 端末やIPアドレスだけを本人特定の証拠にしないでください。
- 重複と判断した回答を削除すると、やり取りの記録が失われる場合があります。
修正回答か重複送信か区別する
- 実際の回答一覧から重複候補を抽出し、担当者が根拠を確認できる台帳を作ります。
- 誤って別人を統合していないかサンプル確認します。
同じ名前でも同一人物とは限らない
回答一覧で「田中」という名前が2行あるだけでは、同じ人が二重送信した証拠にはなりません。必要な場合は回答時刻、連絡先、回答内容を組み合わせて確認します。Googleフォームの「回答を1回に制限」はログイン条件を伴うことがあり、匿名回答と両立しない場合があります。
削除する前に元の回答を別に保存し、本人が訂正のために再回答した可能性を確認します。業務で最新回答を採用するのか、最初の回答を確定とするのかは、フォームの利用目的に合わせて先にルールを決めてください。
「1回に制限」は同一人物の完全判定ではない
Googleフォームの「回答を1回に制限」は、設定画面の［設定］→［回答］で有効にできます。この設定は回答者にGoogleアカウントでのログインを要求します。ただし、同じ人が異なるアカウントを持つ可能性があり、「現実の人間1人につき厳密に1回答」を保証する本人確認機能ではありません。申込番号などを使う業務上の重複検査は別に設計します。
参考資料
