ピボットテーブルの集計値の元データを確認する方法｜データソースの場所・明細の表示・更新漏れを確かめる

ピボットテーブルの数字が元の表と合わない気がする。他の人が作ったピボットで、どのデータを集計しているのか分からない。こうしたときは、思いつくところから見るより、決まった順番で確認したほうが早く原因にたどり着けます。

この記事では、次の5つの順番で確認する方法を紹介します。

1. データソースの場所と範囲を見る
2. 更新漏れがないか確かめる
3. フィルターや集計方法で数字が絞られていないか見る
4. 集計セルの明細を表示して中身を見る
5. 元の表と件数・合計を照合する

1. データソースの場所と範囲を見る

まず、ピボットテーブルがどこのデータを集計しているかを確認します。

1. ピボットテーブルの中のセルを1つ選ぶ
2. リボンの「ピボットテーブル分析」タブを開く（バージョンによっては「分析」や「オプション」という名前です）
3. 「データソースの変更」をクリックする

表示された画面の「テーブル/範囲」に、集計元が書かれています。

範囲で指定されている場合は、元データのシートで先頭のセルを選び、Ctrl+↓で最終行を確認します。ピボット側の範囲が最終行より手前で終わっていれば、それより下の行は集計されていません。

確認だけが目的なら、画面は「キャンセル」で閉じます。うっかり範囲をクリックして変えてしまうのを防ぐためです。範囲が足りない場合は、この画面で正しい範囲に直してから「OK」を押します。

2. 更新漏れがないか確かめる

ピボットテーブルは、元データを書き換えても自動では集計し直されません。元データを直したあとに更新していなければ、古い数字のままです。

• ピボットテーブル内で右クリックし、「更新」を選ぶ
• 複数のピボットテーブルがあるブックでは、「データ」タブの「すべて更新」を使う

確認したい集計セルの値を控えてから更新し、値が変わるかどうかを見ると、更新漏れが原因だったかどうかが分かります。

同じ元データから作ったピボットでも、作り方によっては片方を更新しても、もう片方が更新されないことがあります。ブック内のピボットを一通り更新してから比べるのが確実です。

ファイルを開くたびに更新したい場合は、ピボットテーブル内で右クリック→「ピボットテーブルオプション」→「データ」タブの「ファイルを開くときにデータを更新する」にチェックを入れます。

3. フィルターや集計方法で数字が絞られていないか見る

範囲も更新も問題ないのに数字が合わない場合は、ピボット側で一部のデータが除かれている可能性があります。

• レポートフィルター：ピボットの上にあるフィルター欄で、「すべて」以外が選ばれていないか
• 行・列ラベルのフィルター：見出しの▼にフィルターのマークが付いていないか
• スライサー・タイムライン：別の場所に置かれたスライサーで、一部だけが選ばれていないか
• （空白）の項目：担当者や日付が空白の行が「（空白）」として別にまとめられていないか、またはフィルターで除かれていないか
• 集計方法：値の欄が「合計 / 金額」ではなく「個数 / 金額」になっていないか。数値の列に文字や空白が混ざっていると、初期設定が個数になることがあります

元データの金額が文字列として入っていると、合計に含まれません。元データの列で =ISNUMBER(E2) を下までコピーし、FALSEになる行がないかを確認します。

4. 集計セルをダブルクリックして明細を表示する

ピボットテーブルの集計値（数字のセル）をダブルクリックすると、その数字のもとになった行だけが新しいシートに表示されます。右クリック→「詳細の表示」でも同じです。

表示された明細で、次の点を見ます。

• 金額の列の合計が、ダブルクリックしたセルの値と一致するか
• 行数が想定どおりか（「個数」を集計している場合は、セルの値と行数が一致するはずです）
• 想定外の行が入っていないか（別の月の日付、別の担当者など）
• 入っているはずの行が欠けていないか

明細は、ピボットテーブルが最後に更新された時点のデータから作られます。そのため、明細の内容が今の元データと違う場合は、更新漏れが起きているサインです。

ダブルクリックしても明細が出ない場合は、「ピボットテーブルオプション」→「データ」タブの「詳細を表示可能にする」がオフになっていないかを確認します。また、データモデルを使ったピボットテーブルでは、表示される明細の件数に上限がある場合があります。

明細のシートは元データとはつながっていない、その時点の写しです。確認が終わったら削除しておくと、あとで古い明細を正しいデータと取り違えずに済みます。

5. 元の表と件数・合計を照合する

最後に、ピボットの数字と元データを、関数で直接比べます。元データが「売上表」というテーブルで、日付・担当者・金額・伝票番号の列があるとします。

ピボットの値を数式で取り出して比べたいときは、空いたセルで「=」を入力してからピボットの集計セルをクリックします。GETPIVOTDATA関数が自動で作られるので、その隣に元データ側の数式を置き、差を計算します。

全体の合計が合っていて、特定のセルだけが合わない場合は、項目の分かれ方に原因があることが多いです。たとえば「田中」と「田中 」（末尾に空白）は、ピボットでは別の行になります。行ラベルの一覧に、似た名前が並んでいないかを見ます。

ずれ方から原因を絞る早見表

報告前の確認手順

ピボットテーブルの数字を報告書や会議資料に使う前に、次の3つだけでも確認する習慣にすると、元データとのずれに早く気づけます。

1. 「すべて更新」を実行する
2. 総計を、元データの SUM と COUNTA で照合する
3. 気になるセルを1つダブルクリックし、明細の中身を見る

元データの範囲を毎回手で直している場合は、行が増えると範囲が漏れやすくなります。範囲の指定方法も、あわせて見直しておくとよいでしょう。