共有メールボックスのアドレスから送ったメールが共有側の［送信済みアイテム］に見当たらないのは、送信した本人のメールボックスに保存される設定が原因のことがあります。送信失敗とは限りません。
どの送信済みフォルダーに残るかを確認する
- 受信者にメールが届いたかどうかと、送信済みアイテムの保存場所を分けます。
- 送信した個人アカウントの［送信済みアイテム］を確認します。
- Exchange Onlineの共有メールボックスか、単なる別アカウントかを見分けます。
- 「差出人として送信」と「代理送信」の権限・運用を確認します。
Exchangeの保存先設定を管理者と点検する
- 送信者本人の［送信済みアイテム］を検索し、対象メールが存在するか確認します。
- 共有メールボックス側の保存フォルダも確認します。
- 組織で共有側への保存が必要なら、Microsoft 365管理者へ保存コピー設定を依頼します。
- 新しいOutlookの場合、Microsoftの案内では共有側への保存にはサーバー側の設定が重要です。
- テストメールを送信して、本人側・共有側の両方でどこに残るか確認します。
共有側にないだけで未送信とは限らない
- 単に共有フォルダへメールを移すだけでは、組織全体の送信済み保存ルールは整いません。
- 管理者権限が必要な設定を利用者自身が無理に変更しないでください。
- 送信者アドレスと差出人表示の違いが監査記録に影響する場合があります。
個人側と共有側の送信済みを比べる
- 共有メンバーが共有メールボックスで送信履歴を参照できるかを確認します。
- テスト後、送信済みメールの重複保存が意図した運用かどうかも確認します。
個人と共有の「送信済み」は別の場所
共有メールボックスsupport@example.comから返信したメールが共有側の［送信済みアイテム］に見えなくても、実際に送信した担当者個人の［送信済みアイテム］に保存されている場合があります。これは未送信を意味しません。まず共有・個人の両方を検索し、宛先と送信日時を一致させます。
共有メールボックスに送信済みのコピーを残す設定は、Exchange Onlineの管理者側で管理される場合があります。担当者が個人のOutlookを手当たり次第に変更する前に、管理者へ「Send As／Send on Behalfのどちらで送ったか」「共有側にコピーを保存したいか」を伝えて設定を確認してもらってください。
参考資料
