Googleドライブでファイルをコピーしても、元ファイルの共有相手がコピー先へ自動的に引き継がれるとは限りません。コピーは別のファイルとして作られるため、新しい所有者と共有設定を確認する必要があります。
コピー元とコピー先の共有設定を比べる
- コピーしたファイルの［共有］画面に意図した相手が表示されるか確認します。
- 元ファイルが共有フォルダ内にあったか、コピー先フォルダが別の権限か確認します。
- ショートカットを作ったのか、本当に別コピーを作ったのかを区別します。
- 相手に送ったURLが元ファイルのままになっていないか調べます。
新しいコピーに必要な権限を付ける
- Googleドライブでコピー先ファイルを開きます。
- コピー先ファイルのURLと所有者を確認し、［共有］で「制限付き／リンクを知っている全員」の一般的なアクセス範囲と、個別に共有されている相手を確認します。元ファイルの画面を開いて設定しても新しいコピーには反映されません。
- 元ファイルの役割（閲覧者／コメント可／編集者）を参考に、必要な相手へだけ新たに権限を付けます。
- コピー先の新しいURLを相手へ送ります。
- 相手アカウントで開けるか、編集権限が過剰になっていないかを確認します。
コピー先のフォルダー権限にも注意
- フォルダの共有権限は子ファイルへ継承される場合があるため、親フォルダも確認します。
- 「リンクを知っている全員」に切り替えると不要な公開につながるおそれがあります。
- 元ファイルのコメントや変更履歴を別コピーと同じものと考えないでください。
新しいコピーを相手アカウントで開く
- コピーしたファイルのURL・オーナー・閲覧可能な相手を記録します。
- 元ファイルとコピー先で誰が編集できるかを明確にします。
コピーしたファイルの公開範囲が変わる例
元ファイルを外部の3人へ共有していても、Googleドライブで［コピーを作成］したファイルに元の共有設定がそのまま引き継がれるとは限りません。コピーを自分のマイドライブに置いた場合、元ファイルを見られた相手でも新しいコピーへアクセスできないことがあります。
コピー先のフォルダーが共有されている場合は、親フォルダーからの権限継承も確認します。コピーに必要な相手を明示的に共有した後、相手がログインしているアカウントで開けるかを確認してください。元ファイルの公開範囲を緩めることは解決策になりません。
参考資料
