Googleフォームで回答の控えが届かない場合、回答者のメールアドレスを収集しているか、控えの送信設定を有効にしているかを確認します。作成者向けの新着通知とは別設定です。
回答者用の控えを送る条件を確認する
- フォームの［設定］でメールアドレス収集がオンになっているか確認します。
- 「確認済み」と「回答者からの入力」の方式の違いを確認します。
- 「回答のコピーを送信」が常時か、希望時のみか確認します。
- 受信側の迷惑メールフィルタやメールアドレスの入力ミスも確認します。
メール収集と控え設定を分けて検証する
- フォーム編集画面で［設定］を開きます。
- メールアドレス収集方式を目的に合わせて有効にします。
- ［回答のコピーを回答者に送信］で必要な送信方式を選びます。
- テストアドレスで実際に回答し、メールが届くかを確認します。
- 回答送信直後に控えが届かなくても、管理画面で回答保存の有無を確認します。
通知と回答控えの設定は別
- 回答控えの不達はフォーム回答の不達とは別です。
- 受信側の迷惑メール対策などで控えが届かない場合があります。
- 個人情報を含む回答を控えで送ることが適切か、機密性に応じて判断します。
回答者のメールと回答一覧を照合する
- 回答者側で控えが受信できるか確認するとともに、管理者側で同じ回答が保存されているか照合します。
- 送信に使ったメールアドレスとフォームの設定を記録します。
回答控えが届かないときの確認項目
管理者が受け取る「新しい回答の通知」と、回答者自身へ送る「回答のコピー」は別機能です。回答者へ控えが必要なら、フォームのメールアドレス収集方法と、回答のコピーを送る設定を確認します。Googleアカウントによる確認と回答者の手入力メールでは挙動が異なる場合があります。
テスト時は自分の回答を1件送信し、フォームの回答一覧に保存されたこと、入力したメールアドレス、控えの到着を別々に調べます。受信側の迷惑メール・組織フィルタを確認し、届かない場合にも回答保存まで失敗したと決めつけないでください。
回答控えが必ず届くとは限らない
公式ヘルプでは、メールアドレスの収集を［確認済み］または［回答者からの入力］で設定し、［回答者に回答のコピーを送信］を［リクエストされた場合］または［常に表示］などから選択します。ただし、迷惑メール対策等の理由で、設定を有効にしても期待どおり届かない場合があることも案内されています。控えを重要な証明書代わりにするなら、フォームの回答台帳も正本として保存してください。
参考資料
