プルダウンの候補をマスター表へ追加したのに選べない場合、最初に調べるのは表示形式ではなくデータの入力規則です。候補を手入力で列挙したルールと、別セルの範囲を参照するルールでは、追加すべき場所が違います。「マスターに行を足したから自動で候補になる」とは限りません。
候補の入力元と範囲を探す
例として、入力用シートのD2:D200に商品区分のプルダウン、マスターシートのA2:A20に区分名があるとします。区分をA21へ追加しても、入力規則の参照がマスター!A2:A20で終わっていれば、A21は候補に入りません。
- 候補が出ない入力セルを選択します。
- ［データ］→［データの入力規則］を開き、そのセルに適用されているルールを表示します。
- ルールの「条件」がプルダウン（直接指定）なのか範囲からプルダウンなのか、参照範囲と適用先範囲をそれぞれ記録します。
同じ列でも途中から別のルールが設定されている場合があります。問題が起きたセルと正常なセルを比較してください。
セルの入力規則と表示形式を区別
セルにプルダウンの矢印や色付きチップが見えるかどうかは、候補の元データと別の設定です。表示が違っても、入力規則自体が同一とは限りません。見た目の書式を変える前に入力規則の範囲を確認しましょう。
また、候補自体が出ていても**「リスト以外の値を許すか」**によって、手入力が受理・拒否される動作が変わります。警告表示を許している表では、選択肢に存在しない文字列がセルに残ることがあります。
追加値が反映される条件を調べる
範囲参照型であれば、参照範囲をマスター!A2:A21など追加行を含むよう見直し、必要なら将来の増加も考えた管理範囲へ変更します。不要な空欄や全列参照による管理負担も考え、実際の運用範囲を決めます。
直接指定型であれば、入力規則の候補一覧に新しい値を追加します。マスター表のセルを変えても直接指定型の候補は自動で同期されません。ルールを編集したら［完了］を押し、入力セルの候補を再表示してください。
重要なのは、候補の入力元範囲と、ルールの適用先セル範囲を混同しないことです。D2だけ修正してもD3:D200には古い規則が残っていることがあります。
候補外の値が残っていないか検査する
新候補を1行に選択してみた後、既存行に似た区分名がないか確認します。「営業」「営業部」「営業 」のような表記揺れは集計の分裂につながります。候補の追加が成功しても、過去に入力された不正値が自動で修正される保証はありません。
確認対象は「新候補が選べる」「本来の入力先全行へ同じルールが届く」「既存値の表記ゆれを集計上区別できる」の3点です。ルールを広い範囲へ貼る前に作業コピーを作り、既存データを上書きしないようにしてください。
参考資料
