Wordの本文で見出しを増やしたり、写真や表の位置を変えたりすると、自動目次に表示されるページ番号が古いままになることがあります。まず自動目次を右クリックして更新します。ページの位置だけが変わったなら［ページ番号のみ更新］、見出しそのものを追加・変更したなら［目次全体を更新］を選びます。 二つの更新方法を間違えると、見出しが目次に増えないまま残ることがあります。
最初に「自動目次」か「手動目次」かを確認する
Wordの目次は大きく分けて、自動生成するものと、文字を手入力して整えるものがあります。自動目次なら、見出しスタイルに基づいて見出しとページ番号を収集します。手動目次では、本文の見出しを修正しても目次に自動反映されるとは限りません。
目次部分をクリックし、目次更新の操作ができるかを確認してください。更新ボタンが見つからず、普通の文章のように一行ずつ編集できる場合は、手動目次や通常のテキストで作られている可能性もあります。
目次のページ番号だけを更新する手順
- 文書のコピーを保存し、ページ番号が古くなった目次を開きます。
- 目次内の任意の項目を右クリックします。
- ［フィールドの更新］または［目次の更新］を選びます。
- 更新方法の選択画面が出たら、［ページ番号のみ更新］を選びます。
- ［OK］で閉じ、目次の番号と本文のページを実際に照合します。
この方法は、見出しの名前や数を変えずに、本文の追記などで見出しのページ位置だけが移動した場合に向いています。
見出しを追加・変更したなら目次全体を更新する
新しい章「第4章 検査結果」を追加した場合、ページ番号のみの更新ではその章が目次に入らないことがあります。目次を右クリックしたら［目次全体を更新］を選びます。更新後、見出し名、順番、階層、ページ番号が揃っているか確認します。
本文中で「第3章」を「第3章 設定方法」に書き直したのに目次が変わらない場合も、全体更新の対象です。なお、目次へ反映するには、その段落にWordの［見出し 1］［見出し 2］など適切なスタイルが設定されている必要があります。
更新しても特定の見出しが出てこない場合
見た目だけ太字にしている
見出しの文字を大きくしたり太字にしただけでは、Wordが見出しとして認識しないことがあります。本文の見出し行を選び、［ホーム］→［スタイル］から見出し用のスタイルを適用してから、目次全体を更新してください。
目次に使う見出しレベルが足りない
見出し3まである文書で目次が見出し2までしか表示しない設定なら、下位の項目は出ません。［参照］→［目次］→［ユーザー設定の目次］などから、表示する見出しレベル数を確認します。項目を増やしすぎると目次の情報量が過大になるため、文書の用途に合わせます。
フィールドを更新しても番号が合わない
Wordの目次以外に手入力したページ番号が残っていないか、本文側のセクション別ページ番号が意図どおりかを確認します。本文の開始番号が間違っている場合は、目次だけを直しても根本解決しません。
印刷前のチェック
完成した文書をPDFにする前に、目次の冒頭・中盤・末尾から見出しを数件選び、実際のページへ移動して合っているか見ます。目次全体を更新した直後に、独自に編集した目次の見た目が崩れていないかも確認します。自動目次の書式変更は、更新時に影響を受ける場合があるためです。
参考資料
- Microsoft Support「フィールドを更新する」：https://support.microsoft.com/ja-jp/word/update-fields
- Microsoft Support「目次を挿入する」：https://support.microsoft.com/ja-jp/word/training/insert-a-table-of-contents
- Microsoft Support「Wordで目次を書式設定またはカスタマイズする」：https://support.microsoft.com/ja-jp/word/format-or-customize-a-table-of-contents-in-word
