SharePoint上のファイルが「使用中」「ロックされています」と表示されたら、他の編集者を強制的に追い出す前に、ファイル形式・編集方法・チェックアウト状態を確認します。編集できるようにすることと、他人の未保存の変更を守ることは両立させる必要があります。
ブラウザとアプリでの開き方を確認
問題のファイルをSharePointのライブラリから開き、ブラウザー版とデスクトップアプリで表示がどう違うか確かめます。ExcelならMicrosoft 365上の共同編集に対応する形式、保存場所、アプリが必要です。ローカルコピーを別々に編集しているのか、クラウド上の同一ファイルを開いているのかも整理してください。まず読み取り専用なら閲覧できるか確かめます。
他の編集者とロック状態を区別
SharePointライブラリには他のユーザーの編集、チェックアウト、アクセス権不足など別々の状況があります。編集者名が表示される場合はその人へ保存と終了を依頼し、反映を待ちます。Excelでは共同編集に非対応の古いアプリを1人が使っているだけでもロックが生じる場合があります。所有者や管理者以外が権限を広げるのは避けます。
別名保存・コピーの前に版を保護
納期が迫っていても、共有ファイルを上書き保存したり、チェックアウトを強制解除したりする前に版の履歴と作業担当者を確認します。別名コピーで作業する場合は「どちらが正本か」を明示し、後で統合する担当者を決めます。コピーが作れたことだけをもって編集競合が解消したとは判断しません。
共同編集を再開した後の内容を照合
共同編集が復旧したら、2人で異なるセルや段落に小さなテスト変更を行い、相互に反映するか確認します。変更履歴・バージョン履歴でも内容を照合してください。ブラウザーでは問題がなくPCアプリだけで発生するなら、アプリの版やサインイン状態を別途調べます。
参考資料
