Excelを開くたびに「外部リンクを更新しますか」と聞かれる場合は、まずどのブックを参照し、その参照が今も必要なのかを調べます。確認せずに［リンクの解除］を押すと、参照数式が値へ変わるなどして集計の再計算ができなくなることがあります。
参照元ブックが現在も必要か調べる
［データ］→［クエリと接続］周辺の［ブックのリンク］または版によって［リンクの編集］を開き、リンク先のパスと状態を記録します。ファイル移動でパスが切れた場合と、古い年度の参照が残っている場合では処理が異なります。数式を検索するときは[を含む参照、定義済みの名前、グラフの系列・接続設定も確認対象にします。
外部リンクを使う数式と名前定義を探す
現役の参照なら［リンク元の変更］で正しいブックを指定し、更新後の金額を正本と突き合わせます。不要な参照なら、必ず作業コピーで［リンクの解除］を試し、解除前の数式と表示値を別に保存します。ブック内のコピー元に依存するシートがないか、同僚が更新する外部原本を参照していないかを確認してから採用します。
切り離す前に値と数式をバックアップする
数式の参照先がC:/Reports/[売上.xlsx]月次のような形式か、ファイル名が古いかを確認します。［検索］で該当文字列を探しても名前定義などが残ることがあります。［数式］→［名前の管理］とクエリ一覧を確認し、残るリンクがどのオブジェクト由来か切り分けます。
不要な接続の解除後に再起動して検査
解除したあと一度閉じて再度開き、警告が消えたかだけでなく合計値が以前と一致するかを確認します。「外部コンテンツを有効にする」は信頼済みの参照元に限り、警告を消すためだけに無条件で許可しないでください。元ブックが手元にない場合はリンク解除を急がず、参照元の所在確認を優先します。
参考資料
