案件を納品したのに検収が完了していないとき、請求書を作成できるかどうかは契約条件によって異なります。「納品済」「検収済」「請求可能」を別の状態にし、検収待ちの案件が請求管理から消えないようにします。
納品・検収・請求の各日付を分ける
案件IDごとに「納品日」「検収依頼日」「検収予定日」「検収結果通知日」「請求予定日」を設けます。納品日をそのまま検収日としてコピーする運用は避けます。例：10月25日納品、10月28日に検収依頼、11月2日時点で連絡待ちなら「納品済／検収待ち」と表示します。契約に検収の方法・期間・異議申出の扱いがある場合はその条項に従います。
先方の検収確認が止まった案件を抽出
期日を過ぎても確認が返らない案件は、検収依頼日と次の確認予定日から抽出します。「未請求」だけで絞ると、作業中のものと混ざるため、状態=検収待ち AND 次回確認日<=今日 などの条件を使います。Excelのフィルターなら検収待ちに絞り、次回確認日の古い順に並べます。自動メール送信は契約や共有先の確認が済んでから検討してください。
請求条件と検収結果を記録
検収結果が合格なのか、軽微な修正要望なのか、正式な差戻しなのかを記録します。納品内容を認めてもらった証拠がメールかシステムか、どの版を確認したのかが重要です。請求の起算条件が「検収完了」なら合格時に請求可能へ移しますが、条件が異なる契約に一律で同じルールを適用しないでください。
滞留案件を月末に一覧化する
月末には検収待ちの件数・金額・経過日数、担当者・次回対応日、契約上の請求可否を一覧化します。「納品しているから売上確定」「検収待ちだから売上ゼロ」と機械的に決めず、会計計上の判断は契約と適用基準を別途確認します。請求書発行後の未入金管理とは別フェーズなので、請求番号発行時に案件IDを引き継ぐ設計が安全です。実務の一覧では 検収待ち／次回確認日経過／担当者未設定 を最優先の確認対象として抽出し、検収に合格していない案件を自動的に請求書発行へ進めないようにします。
