OneDriveの雲マークと緑色のチェックは、PC内へファイル本体があるか、オフラインで利用できる状態かを判断する手掛かりです。アイコンだけで安心せず、必要なファイルをネット接続なしで開けるか確認しましょう。
雲・チェック・同期中の記号を区別する
- 雲のマークが付いているのはオンライン専用の項目である可能性があります。
- 緑のチェックはローカルへダウンロード済み、塗りつぶしの緑丸は「このデバイス上に常に保持」の設定を表す場合があります。
- OneDriveのアカウントと同期対象フォルダがどれか確認します。
- 仕事の外出前に使うファイルは、ネット接続があるうちにオフライン利用可能にする必要があります。
オフライン利用の実際の確認方法
- エクスプローラーで対象ファイルの状態アイコンを確認します。
- 常時オフライン利用したいファイルを右クリックし、OneDriveの「このデバイス上に常に保持する」などの操作を選びます。
- ダウンロードが完了するまで通信を切らず、アイコンの変化を確認します。
- ネット接続が切れた状態でファイルを開けるか、実際にテストします。
- 容量を節約したいファイルは、必要性を見極めてオンライン専用に戻す運用を検討します。
クラウド同期完了とローカル保持は別
- オンライン専用のファイルをオフライン環境で無理に開こうとしてもダウンロードできません。
- 同期が保留中ならチェックマークの意味だけで最新性を判断しないでください。
- 他のPCでの同期状態は別なので、1台の緑チェックを全端末共通と考えないようにします。
オフラインで開いてから再同期する
- 接続を切ったテストで、必要な文書が開けることを確認します。
- その後ネットに戻し、更新した内容がWeb版へ同期されているか確認します。
オフライン作業を想定したチェック
雲のマークは通常オンラインのみの状態を示し、緑のチェックは端末上にデータがあることを示します。ただし「このデバイス上で常に保持する」設定と、一時的に開いたことで端末にある状態を混同しないことが重要です。長時間オフラインになる前に対象フォルダーを右クリックし、利用可能な保持設定を確認します。
たとえば出張先で見積書を編集するなら、出発前にファイルを開き、一度ネットワークを切った状態で読み取り・編集が可能かを試します。編集後はオンラインに戻し、同期が完了したかを確認してください。オフラインで開けたことだけではクラウドへの保存完了は証明できません。
参考資料
