手順書を一から書くと時間がかかります。作業メモや操作の箇条書きをAIに渡せば、文章として読める下書きはすぐにできます。ただし、AIの下書きは「整って見える」ことと「その通りに操作できる」ことが別です。メモにない手順を補ったり、画面にないボタン名を書いたりすることがあります。そのため、下書きは実際に操作して確かめてから使います。
この記事で扱うのは次の流れです。
- 材料をそろえてAIに下書きさせる
- AIが足した部分に印を付けさせる
- 操作しながら、抜け・順番違い・存在しない操作を直す
手順書に入れる項目や全体の構成は、業務手順書の作り方とSOPの記事で扱います。この記事は「AIの下書きを使える状態にする」部分に絞ります。
全体の流れ
- 材料を集める（作業メモ・画面の流れ・入力例）
- 渡す前に個人情報・機密情報を伏せる
- 「補った部分に印を付ける」という条件を付けてAIに下書きさせる
- 下書きを「メモ由来」「AIの補足」「要確認」に分ける
- 手順書だけを見て実際に操作し、1手順ずつ照合する
- 見つかったずれを人が直し、作成者以外にも試してもらう
1. AIに渡す材料を集める
AIが正確に書けるのは、渡された情報の範囲だけです。足りない部分は推測で埋められやすいため、材料を厚くしておくほど、あとで直す量が減ります。
| 材料 | 集め方 | 注意点 |
|---|---|---|
| 作業メモ | 作業中に書いた箇条書き、チャットに残した手順 | 省略している「いつもの操作」を書き足す |
| 画面の流れ | 作業しながら、開いた画面名と押したボタン名を順に書き出す | 画面の表記をそのまま写す。自分の呼び方に変えない |
| 入力例 | 入力する値の形式（日付の書式、コードの桁数など） | 実データではなくダミー値にする |
| 分岐・例外 | 「エラーが出たら」「該当がなければ」など、毎回は起きない対応 | 思い出せる範囲で箇条書きにする |
| 完了の確認 | 何が表示されたら終わりか、結果がどこに残るか | 「保存しました」などの表示文言をそのまま書く |
特に役立つのが「画面の流れ」を作業しながら書き出すことです。記憶から書くと、無意識にしているクリックや確認ダイアログが抜けます。スクリーンショットを撮った場合は、画面内のボタン名やメニュー名を文字でも書き添えます。AIが名前を推測する余地が減ります。
渡す前に伏せるもの
顧客名・メールアドレス・社内システムのURL・ID・パスワード・取引金額などは、AIに渡す前に置き換えます。「株式会社〇〇」は「取引先A」、実際のURLは「（社内システムURL）」のように、手順の理解に必要な形だけを残します。どこまで入力してよいかは、社内の生成AI利用ルールに従ってください。
2. AIへの頼み方
AIには「メモにないことを書かない」だけでなく、「補ったら印を付ける」ことも求めます。補うのを禁止するだけだと、手順の途中が不自然に飛んだまま残ります。逆に黙って補わせると、どこを確認すべきか分からなくなります。
依頼文の例です。
以下の作業メモから、業務手順書の下書きを作ってください。
条件:
- 手順は番号付きで、1つの番号に1つの操作だけを書く
- 画面名・メニュー名・ボタン名は、メモに書かれた表記をそのまま使う
- メモにない操作や画面名を補った場合は、その行の末尾に【補足】と付ける
- メモから判断できない点は手順に書かず、最後に【要確認】として質問の一覧にする
- 一般的なソフトの操作方法から推測して埋めない
作業メモ:
（ここに貼る）
「一般的な操作方法から推測して埋めない」と書くのは、ソフトのバージョンや社内の設定によって画面が違うためです。AIは一般的な画面構成をもとに、それらしいメニュー名を書くことがあります。
なお、印の付け方が必ず守られるとは限りません。印のない行にも補足が混じっている前提で、次の照合に進みます。
3. 下書きを3種類に分ける
受け取った下書きを作業メモと並べて読み、各手順を次の3つに分けます。
- メモ由来：メモに対応する記述がある。言い換えで意味が変わっていないかを確認する
- AIの補足：【補足】の付いた行と、印はないがメモに対応する記述が見つからない行
- 要確認：AIが質問として挙げた点。答えを書き足すか、分岐として手順に加える
この時点では、AIの補足は「正しいかもしれないが、まだ確認していない記述」として扱います。メモ由来の行も、言い換えで意味がずれることがあります。たとえば「保存する」が「上書き保存する」に変わると、操作の意味が違ってしまいます。
4. 手順書だけを見て実際に操作する
照合は読むだけでは足りません。手順書を横に置き、書いてあることだけを頼りに最初から操作します。記憶で操作を補うと、抜けが見つからなくなります。
確認表を用意しておくと、ずれを記録しながら進められます。
| 手順 | 書かれている操作 | 実際の画面・結果 | 判定 | 修正内容 |
|---|---|---|---|---|
| 3 | 「出力」ボタンを押す | ボタン名は「エクスポート」 | 名前違い | ボタン名を画面の表記に直す |
| 5 | 保存先を選ぶ | その前に形式を選ぶ画面が出る | 抜け | 形式を選ぶ手順を追加 |
| 7 | 「一括承認」を押す | 該当するボタンがない | 存在しない操作 | 削除し、実際の承認方法を書く |
よくあるずれと直し方
| ずれの種類 | 見つかる場面 | 直し方 |
|---|---|---|
| 抜け | 書かれた操作の間に、別の画面や確認ダイアログが出た | 出た画面と押したボタンを手順に加える |
| 順番違い | 書かれた順に進むと、入力欄がまだ表示されていない | 実際に操作できた順に並べ替える |
| 存在しない操作 | メニューやボタンが見当たらない | 削除して実際の操作に置き換える。目的ごと不要なら手順を消す |
| 名前違い | 似た機能はあるが表記が違う | 画面の表記に合わせる |
| 条件の欠落 | 特定の条件のときだけ別の画面になる | 「〇〇の場合は」と分岐を書く |
| 結果の書き漏れ | 操作後に何を確認すればよいか分からない | 表示される文言や確認する場所を書く |
「存在しない操作」は、AIが補った行で特に起こりやすいずれです。見当たらないときは見落としの可能性もあるので、まずメニューを一通り確認します。ソフトのヘルプや公式マニュアルで機能の有無を調べられるなら、そちらも見ます。権限によって表示されないボタンもあります。「自分の画面にない」だけで判断せず、実際に手順書を使う人の権限でも確認します。
取り消せない操作は本番で試さない
送信・削除・確定・支払いなど、取り消しにくい操作は、照合のためだけに本番データで実行しないでください。テスト環境やダミーデータがあればそこで試します。ない場合は確定の直前まで操作して画面を確認し、最後の操作は通常業務で実際に行うときに確かめます。
5. 修正は人が直接書き込む
見つかったずれは、確認表を見ながら人が手順書に直接反映するのが確実です。修正内容をAIに渡して全体を書き直させると、確認済みの手順まで言い回しや順序が変わることがあります。
AIに文章の整え直しを頼むときは、「手順の追加・削除・並べ替えはしない」「画面名を変えない」と条件を付けます。戻ってきた版は修正前の版と比べ、意図しない変更がないか確かめます。Wordの文書比較などを使うと、差分を見落としにくくなります。
6. 作成者以外に試してもらう
作った本人は手順を知っているので、書かれていない操作を無意識に補ってしまいます。できれば、その作業に慣れていない人に手順書だけで操作してもらいます。止まった所や迷った所を記録してもらうと、そこが抜けか説明不足の箇所です。
使い始める前のチェックリスト
- 【補足】【要確認】の印がすべて解消されている
- 手順書だけを見て、最初から最後まで操作した
- 画面名・ボタン名が実際の画面の表記と一致している
- 存在しない操作が残っていない
- 分岐・例外の手順が書かれている
- 完了をどう確認するかが書かれている
- 伏せた情報（取引先Aなど）を、手順書として必要な形に戻すか、伏せたままにするかを決めた
- 確認した日付と、確認したソフトのバージョンを記録した
- 作成者以外の人が一度操作した
確認した日付とバージョンを残しておくと、画面が変わったときに、手順書のどこを見直せばよいか判断しやすくなります。
