英語で催促メールを送るときの書き方｜返信・提出物・支払いを丁寧に催促する件名と例文

英語で催促のメールを書くとき、日本語の感覚のまま遠回しにすると、何をいつまでにしてほしいのかが伝わりにくくなります。かといって、直接的な言い方ばかりを並べると、相手を責めているように読まれることもあります。

迷ったら、次の3点を押さえます。前回いつ何を送ったか、何が必要か、いつまでに必要か。これをはっきり書けば、表現が丁寧でも用件は伝わります。この記事では、本文の型、丁寧さの段階ごとの表現、件名、そして返信・提出物・支払いの3つの場面の例文を紹介します。

催促メールの基本の型

場面が違っても、本文はおおむね次の順番で組み立てられます。

1. 挨拶：Hi Sarah, Dear Mr. Brown, など、それまでのやり取りに合わせる
2. 前回の連絡を示す：I'm following up on my email of October 6 regarding ...
3. 必要なものを示す：Could you please send ...?
4. 期限と理由：by Friday, October 16, so that we can ...
5. 相談の余地を残す：If you need more time, please let me know.
6. 結び：Thank you, Best regards,

2の「前回の連絡」は、日付と件名、または何の件かを具体的に書きます。相手が受信箱を検索しやすくなるうえ、責める言い方をしなくても経緯が伝わります。

丁寧さの段階と表現

催促の回数や期限までの残り日数に応じて、表現を段階的に変えます。

段階3の we will ... の後には、実際に行うことが決まっている内容だけを書きます。社内で決めていない対応を、相手を動かすためだけに書くのは避けます。

件名の書き方

件名には、何の件かと期限や関連する番号を入れます。

• Reminder: Feedback on the Q4 proposal by October 14
• Follow-up: Signed contract due October 16
• Second reminder: Invoice #INV-1024 (due October 5)
• Action required: Please submit your expense report by October 16
• Final reminder: Monthly sales report for September

前回のメールに返信する形で送れば、相手はそれまでのやり取りをすぐ確認できます。前回のメールが埋もれていそうなときは、Reminder: を付けた新しい件名にして、前回の本文を引用する方法もあります。

日付と期限は、読み違えられない形で書く

英語のメールでは、日付の書き方が原因の行き違いが起こりやすくなります。

• 数字だけの日付は避ける：10/11 は、地域によって10月11日とも11月10日とも読まれます。October 11, 2026 や 11 October 2026 のように月名を英語で書きます。
• 曜日を添える：Friday, October 16 のように書くと、日付の思い違いに気づきやすくなります。曜日はカレンダーで確かめてから書きます。
• 時刻にはタイムゾーンを付ける：相手が海外にいる場合は、by 5:00 p.m. JST on October 16 のように書きます。EOD（end of day）は、どちらの時間帯の終業時刻かがあいまいになりやすい表現です。
• 期限当日を含むかをはっきりさせたいとき：no later than October 16 と書くと、16日までという意味がより明確になります。

例文1：返信を催促する

1回目（やわらかい確認）

Subject: Follow-up: Your feedback on the draft proposal

Hi Sarah,

I hope you're doing well.

I'm following up on my email of October 6 about the draft proposal for the Osaka project. I wanted to make sure it didn't get buried in your inbox.

Could you let me know your feedback by Wednesday, October 14? We need to finalize the document before the client meeting on October 19.

If you need more time, or if someone else on your team should review it, please let me know.

Thank you,
Kenji

2回目（はっきりお願いする）

Subject: Second reminder: Feedback on the draft proposal by October 14

Hi Sarah,

I'm writing again regarding the draft proposal I sent on October 6. I haven't received your feedback yet, and the client meeting is coming up on October 19.

Could you please send your comments by Wednesday, October 14? Even brief comments on the pricing section would help us move forward.

If you're unable to review it this week, please let me know so that I can adjust the schedule.

Best regards,
Kenji

2回目では、範囲を絞って Even brief comments on ... のように書いています。相手が「全部を見る時間はないが、一部なら返せる」という場合に、返信しやすくするためです。

例文2：提出物を催促する

期限前のリマインド

Subject: Reminder: Monthly sales report due Friday, October 16

Hi Tom,

This is a quick reminder that the monthly sales report for September is due on Friday, October 16.

Please upload the Excel file to the shared folder (Sales > 2026 > September) and reply to this email once it's done.

Let me know if you have any questions about the format.

Thanks,
Yuki

期限を過ぎた後

Subject: Follow-up: September sales report (due October 16)

Hi Tom,

I'm following up on the monthly sales report for September, which was due on October 16. I haven't been able to find it in the shared folder yet.

Could you please submit it by 12:00 p.m. JST on Tuesday, October 20? I need to include the figures in the quarterly summary that afternoon.

If something is holding it up, please let me know and we can figure out a way forward.

Thanks,
Yuki

I haven't been able to find it のように、主語を自分にして「こちらでは確認できていない」と書くと、相手を責める響きが弱まります。すでに提出されていた場合にも、角が立ちにくい言い方です。

例文3：支払いを催促する

支払いの催促を送る前に、入金の記録や請求の内容を社内で確認しておきます。本文には、請求書番号・請求日・金額・支払期日を必ず入れます。

1回目

Subject: Reminder: Invoice #INV-1024 - payment due October 5

Dear Accounts Payable Team,

I hope this message finds you well.

According to our records, payment for Invoice #INV-1024, dated September 5, 2026, in the amount of USD 3,200.00, was due on October 5, 2026. We have not yet been able to confirm receipt of this payment.

If the payment has already been made, please disregard this message. In that case, we would appreciate it if you could share the payment date and reference number so that we can match it on our side.

If not, could you please arrange payment by Friday, October 16, 2026? A copy of the invoice is attached for your reference.

Please let me know if you have any questions.

Best regards,
Akiko Sato
Accounting, ABC Co., Ltd.

最終段階

Subject: Final reminder: Invoice #INV-1024 (overdue since October 5)

Dear Mr. Brown,

I'm writing regarding Invoice #INV-1024 for USD 3,200.00, which was due on October 5, 2026. We sent reminders on October 7 and October 16, but we have not yet received payment or a reply.

Please arrange payment no later than Friday, October 30, 2026, or let us know by that date if there is an issue with the invoice.

If there is a problem we're not aware of, such as a discrepancy in the amount or a missing document, we'd be glad to help resolve it.

Sincerely,
Akiko Sato

最終段階でも、「請求に問題があるなら知らせてほしい」と相手が返事をしやすい道を残しておくと、行き違いが原因の未払いを早く見つけられます。期限を過ぎた後の対応を書く場合は、契約内容と社内で決めた方針に沿った内容だけにします。

避けたい表現と言い換え

日本語の発想から訳すときの注意

• 「ご確認ください」：Please confirm. だけでは、何を確認して何を返せばよいかが分かりません。Could you confirm whether you received the file? のように、確認してほしい内容を書きます。
• 「お忙しいところ恐縮ですが」：I know you're busy, but ... でも通じますが、I appreciate your help with this. のように、お礼の形にしたほうが自然に収まることが多いです。
• 「よろしくお願いします」：英語には完全に対応する表現がありません。Thank you in advance. や Thanks for your help. など、場面に合う結びを選びます。

送信前のチェック

• 前回の連絡の日付と、何の件かを書いた
• 必要なもの（ファイル名、請求書番号など）を特定して書いた
• 期限を月名入りで書き、必要に応じて曜日とタイムゾーンを付けた
• 期限の理由を、伝えられる範囲で書いた
• 相手が事情を伝えやすい一文を入れた
• 前回の段階より強めすぎていないか、弱すぎていないかを見直した
• 添付ファイルと宛名のつづりを確認した

催促のメールは、表現を工夫するより、相手がすぐ動けるだけの情報がそろっているかのほうが重要です。前回の日付、必要なもの、期限の3点を毎回入れることから始めてください。