英語で「ご確認ください」と送るとき、日本語の感覚のまま Please check. と書くと、相手には何をすればよいかが伝わりません。目を通すだけでよいのか、承認の返事が要るのか、受け取ったと返せばよいのかが分からないからです。確認依頼メールでは、何を確認してほしいかとどんな返事がほしいかを最初の数行で示すことが大事です。
この記事では、よくある3つの場面を扱います。内容の承認、日程の確定、ファイルの受領です。それぞれについて、件名、本文の組み立て方、返信期限の書き方を例文で整理します。
日本語の「確認」は英語では依頼の中身で言い分ける
| 日本語で言いたいこと | 英語の動詞 | ほしい返事 |
|---|---|---|
| 内容に目を通して意見がほしい | review | 修正点またはOK |
| 正しいか・合意できるかを返事してほしい | confirm / approve | Yes/No、承認 |
| 何かを調べてほしい | check / look into | 調べた結果 |
| 受け取ったことを知らせてほしい | confirm receipt / acknowledge | 受け取りましたという返事 |
confirm は「正しいと確かめて返事する」という意味合いが強い言葉です。一方、check は「見てみる・調べる」に近い言葉です。返事が必要な依頼に check だけを使うと、相手は確認を済ませただけで返信しないこともあります。返事がほしいときは confirm、承認がほしいときは approve を使います。そのうえで「返信してください」まで書くと確実です。
件名は「確認の種類＋対象＋期限」で書く
件名だけで依頼の中身と期限が伝わると、相手の受信箱で埋もれにくくなります。
| 場面 | 件名の例 |
|---|---|
| 内容の承認 | Approval needed: Q4 price list (by Oct 16) |
| 内容のレビュー | Please review: Draft contract for Project A |
| 日程の確定 | Please confirm: Meeting on Tue, Oct 20, 10:00 JST |
| 候補から日程を選んでもらう | Kickoff meeting – date options (reply by Oct 14) |
| 受領の確認 | Please confirm receipt: Invoice No. 2026-118 |
| 合意内容の確認 | Confirming next steps from today's call |
件名の頭に Action required: を付ける書き方もあります。ただ、強く感じる相手もいるので、社外とのやり取りの初めのうちは Please confirm: や Approval needed: くらいが無難です。Urgent は本当に急ぐときだけに使います。
本文は4つの要素で組み立てる
確認依頼の本文は、次の順番で書くと短くまとまります。
- 用件の1文：何について確認してほしいか（I'm writing to ask you to confirm ...）
- 確認してほしい点：ファイル名、日時、数量などの対象を具体的に書く。複数あるなら箇条書きにする
- 返事の仕方：Yes/No でよいのか、修正点を書いてほしいのか、「承認」と書けばよいのか
- 期限：日付・時刻・タイムゾーンを書く。理由があれば一言添える
どう返せばよいかまで書いておくと、相手は短い返信で済みます。こちらも返事を待つ時間が減ります。
例文1：資料の内容を承認してもらう
Subject: Approval needed: Q4 price list (by Oct 16)
Hi Ms. Smith,
I've attached the updated Q4 price list for your approval.
Compared with the previous version, we changed the following:
- Unit price for Model B: USD 120 → USD 115
- Minimum order quantity for Model C: 50 → 30 units
Could you please review these changes and let me know whether you approve them?
A simple "Approved" is fine if everything looks good. If anything needs to be changed,
please let me know which item and how.
We would appreciate your reply by 5:00 p.m. JST on Friday, October 16,
so that we can send the final version to our sales team on Monday.
Best regards,
Taro Yamada
この例文では、変更点を本文にも書き出しています。添付ファイルを開かなくても何を承認するのかが分かり、見落としも減ります。また、「Approved とだけ返してもらえれば十分」と書いておくと、相手の返信の手間が減ります。
例文2：日程を確定してもらう
1つの日時で確定してほしいとき
Subject: Please confirm: Online meeting on Tue, Oct 20, 10:00 JST
Hi John,
Thank you for agreeing to meet next week.
I'd like to confirm the following details:
- Date: Tuesday, October 20
- Time: 10:00–11:00 a.m. JST (9:00–10:00 p.m. EDT on Monday, October 19)
- Format: Microsoft Teams (I'll send the invitation once confirmed)
Could you please confirm that this time works for you?
If not, please let me know a few times that suit you better.
Best regards,
Taro
候補から選んでもらうとき
Subject: Kickoff meeting – date options (reply by Oct 14)
Hi John,
Could you let me know which of the following times works best for you?
All times are in Japan Standard Time (JST).
1. Tue, Oct 20, 10:00–11:00
2. Wed, Oct 21, 16:00–17:00
3. Thu, Oct 22, 9:00–10:00
Just reply with the number. If none of these work, please suggest
two or three alternatives.
It would be helpful to hear from you by Wednesday, October 14,
so that I can book the meeting room.
Best regards,
Taro
日程のメールで行き違いが起きやすいのは、日付の書き方とタイムゾーンです。たとえば 10/11 は、国によって「10月11日」とも「11月10日」とも読まれます。月は英単語で書き、曜日も添えます。相手と時差がある場合は、こちらの時刻に加えて相手側の時刻も書くと、換算ミスに気づきやすくなります。夏時間の切り替えで時差が変わる地域もあるので、送信前に換算をもう一度確かめてください。
例文3：ファイルや書類の受領を確認してもらう
Subject: Please confirm receipt: Invoice No. 2026-118
Hi Ms. Lee,
Please find attached our invoice No. 2026-118 for the October deliveries.
- File: Invoice_2026-118.pdf (1 page)
- Amount: USD 4,850.00
- Payment due: November 30
Could you please confirm that you have received the invoice
and that the file opens correctly?
A short reply such as "Received, thank you" would be perfect.
Thank you,
Taro Yamada
受領の確認では、「受け取った」だけでなく「ファイルを開けた」ところまで確かめてもらいます。そうすると、ファイルの破損や容量制限で届いていないケースに早く気づけます。大きなファイルを共有リンクで送るときは、Could you please confirm that you can access the files via the link below? のように、リンクから開けたかを聞きます。
例文4：打ち合わせで決まったことを確認してもらう
口頭やオンライン会議で合意した内容は、文章にまとめて相手に確認してもらうと、後の行き違いを防げます。
Subject: Confirming next steps from today's call
Hi John,
Thank you for your time today. To make sure we are on the same page,
here is my understanding of what we agreed:
1. You will send the revised specifications by October 23.
2. We will provide a new quotation within three business days after that.
3. The delivery date will be decided once the quotation is approved.
Could you please confirm that this is correct, or let me know
if I've missed or misunderstood anything?
Best regards,
Taro
To make sure we are on the same page（認識をそろえるために）と here is my understanding（私の理解では）は、相手の発言を決めつけずに確認を求めるときに使いやすい表現です。
依頼の強さで使い分ける表現
| 表現 | 印象・使いどころ |
|---|---|
| Could you please confirm ...? | 標準的。社内外どちらにも使える |
| I would appreciate it if you could confirm ... | より丁寧。初めての相手や目上の相手に |
| Would you mind confirming ...? | 柔らかい依頼。親しい相手にも使える |
| Please confirm ... | 簡潔。社内や定型の連絡向き。命令に聞こえないよう、前後に感謝の一文を添える |
| Kindly confirm ... | よく使う地域もあるが、相手によっては硬い、古い言い方と感じることがある |
返信期限は、理由を添えると催促に聞こえにくくなります。
- We would appreciate your reply by [日時], so that we can [理由].
- If possible, could you get back to me by [日時]?
- It would be helpful to hear from you by [日時].
ASAP や EOD（end of day）は便利ですが、指す時刻が人によって違います。期限が決まっているなら、日付・時刻・タイムゾーンで書くほうが確実です。
「返事がなければ承認とみなす」と書くときの注意
If we don't hear from you by October 16, we will proceed as planned. のように、期限までに返事がない場合の扱いを書く方法もあります。ただ、相手がメールを見落としていた場合にトラブルになりやすい書き方です。この進め方で事前に合意している相手か、軽い変更のときだけにしておくのが無難です。金額、契約条件、納期のような大事な内容は、はっきりした返事をもらってから進めましょう。
送信前のチェックリスト
- 件名に、確認の種類（approve / confirm / review / receipt）と対象が入っている
- 本文の最初の2〜3行で、何を確認してほしいかが分かる
- 確認する対象（ファイル名・版・日時・金額・番号）が具体的に書いてある
- どう返事をすればよいかが書いてある
- 期限は月を英単語で書き、時刻とタイムゾーンも添えている
- 時差がある相手には相手側の時刻も書き、換算を確かめた
- 添付ファイルを付け忘れていない。共有リンクなら閲覧権限を確認した
- 1通に確認事項を詰め込みすぎていない（多いときは番号を振る）
英語の確認依頼は、難しい表現を使うことよりも、「何を・どう返して・いつまでに」がそろっているかで伝わり方が決まります。期限を過ぎても返事がないときは、確認依頼とは別の連絡として、あらためて催促の文面を用意しましょう。
