Wordで「詳しくは第3章をご覧ください」と相互参照を挿入した後、章を移動しても表示が古いままになることがあります。相互参照はフィールドとして作られるため、まず該当箇所を更新し、直らなければ参照先の見出しやブックマークが残っているか確認します。 本文の数字を直接「4」に書き換えるだけでは、次の改稿でまた整合しなくなります。
手入力の章番号と相互参照を区別する
単に「第3章」と文字入力しただけなら、文書の見出し順が変わっても自動的には変わりません。一方、［挿入］→［相互参照］などから作った参照は、Wordがフィールドで参照先を管理します。
文書のコピーを作成し、問題の箇所を右クリックします。［フィールドの更新］が表示されれば、相互参照フィールドである可能性があります。フィールドコードが表示されている場合は、Alt + F9 で表示を切り替えられます。REF などのコードは内部の参照なので、意味が分からないまま編集しない方が安全です。
古い番号を更新する方法
- 古い章番号の相互参照を右クリックします。
- ［フィールドの更新］を選びます。
- 正しい章番号や見出し名に変わったか確認します。
- 同じ状態の参照が複数ある場合は、文書のコピーで
Ctrl + A→F9を実行し、文書のフィールドを更新する方法もあります。
Wordの公式案内でもフィールドの更新操作が示されています。ただし、すべてのフィールドが一度に必ず更新されるとは限りません。表の中のフィールドなどは個別に選択して更新が必要な場合があります。文書全体の更新後にも、重要な参照は確認します。
「参照先が見つかりません」と表示される場合
この表示は単に番号が古いのではなく、相互参照が参照していた見出し・ブックマークなどの宛先が削除された可能性があります。
- 参照先として指定した元の章・見出しが現在も文書にあるか確認します。
- 見出しを一度削除して作り直していないか、引用元の段落をコピーし直していないか確認します。
- 参照先の情報が存在しないなら、問題の相互参照を削除し、現在の正しい見出しを選び直して再挿入します。
古い数字だけを残すと、見た目上は正しくてもクリック先や次の更新時の参照先が不一致になります。宛先が失われた場合は参照そのものを修復します。
更新しても見え方が変わらない場合
- 参照先の章番号が手入力で、章番号の自動採番に設定されていない。
- 参照している対象が意図した見出しと違う。
- 相互参照ではなく、単に文中へ貼り付けたテキストである。
- フィールドコード表示になっていて、結果の番号が見えない。
- 文書を統合した際に元のブックマーク名が変わった、または削除された。
これらは「フィールドを更新する」操作を何度繰り返しても直りません。対象が現存するか、何を参照しているかを先に確かめてください。
長い報告書での最終検査
目次や図番号と同じように、相互参照は本文の改稿で古くなることがあります。完成前にCtrl + A→F9で更新し、要約や結論で参照している章番号、図表番号、参照先ジャンプの結果を数件確認します。提出するPDFも作成し、読者に見える番号を確かめておくと安全です。
参考資料
- Microsoft Support「フィールドを更新する」：https://support.microsoft.com/ja-jp/word/update-fields
- Microsoft Support「ブックマークのトラブルシューティング」：https://support.microsoft.com/ja-jp/word/troubleshoot-bookmarks
- Microsoft Support「クロス リファレンスを作成する」：https://support.microsoft.com/ja-jp/word/create-a-cross-reference
