取引先の資料や申請書を複数のPDFから1本へまとめると、結合自体は成功していても、ページの抜け・重複・順序違いに気づかないことがあります。結合後は総ページ数だけでなく、元ファイルごとのページ数と、ファイルの切り替わりに当たる境界ページを確認することが重要です。
結合前に作る簡単な照合メモ
例として、A.pdfが3ページ、B.pdfが5ページ、C.pdfが2ページなら、結合後は合計10ページのはずです。想定する配置はAが1〜3、Bが4〜8、Cが9〜10ページです。結合前にこの一覧を残しておけば、単に「ページ数が合っている」だけでなく、どこにどの資料が入るべきかを確認できます。
| 元ファイル | 元ページ数 | 結合後の予定ページ |
|---|---|---|
| A.pdf | 3 | 1〜3 |
| B.pdf | 5 | 4〜8 |
| C.pdf | 2 | 9〜10 |
| 合計 | 10 | 1〜10 |
この表のページ数は説明用の例です。実際の結合では元ファイルのページ数を自分で確認し、ファイル名や順番も記録します。
結合操作中に確認すること
Acrobatなどの結合画面では、結合するファイルの一覧やサムネイルを確認できます。最初に元のファイルがすべて追加されているかを見ます。同じファイルが2回入っていないか、提出順に並んでいるかも確認します。
Adobeの結合ツールは、ファイルを選択して順番を調整し、結合する操作を備えています。ただし、パスワード保護されたファイルなどはそのまま結合できないことがあります。エラーが出たファイルを無理に飛ばして続行するより、欠落している文書を明確にして作業を止める方が安全です。
AdobeのWeb版で結合する場合の注意
参考資料のAdobe Web版でファイルを結合する方式では、選択したファイルをアップロードし、結合後のPDFをAdobeクラウドストレージへ保存します。機密情報や個人情報を含む業務資料を、所属組織の許可なくWebサービスにアップロードしないでください。 社内規則でクラウドへの転送が禁じられている場合は、承認されたローカルのPDF結合ソフトやAcrobatデスクトップ版などを検討します。結合方式が異なる場合も、以下のページ数・境界ページの照合方法は共通して使えます。
結合後の3段階チェック
- 総ページ数：結合後のPDFのページ数が、元ファイルの合計と一致するか。
- 境界ページ：Aの最終ページ（3ページ）とBの最初（4ページ）、Bの最終（8ページ）とCの最初（9ページ）など、各ファイルのつなぎ目を確認。
- 冒頭と末尾：1ページ目が意図した表紙や文書で、最後のページが目的の添付資料になっているか。
総数が一致していても、1ページ欠落して別のページが重複していれば気づけません。そのため、少なくとも全ファイルの先頭・最終ページと境界ページは確認しておきます。
ページ順の誤りを見つけた場合
いったん元ファイルの一覧へ戻り、結合の順番を直して再作成する方法が確実です。結合後のPDFのページ並べ替え機能を使う場合は、並べ替えた後に同じ総数・境界ページ確認を繰り返します。
しおりやリンク付きのPDFでは、ページの並べ替えに伴いリンクの参照先やしおりを別途確認する必要がある場合があります。本文のページ順が正しくなっただけで検査終了にしないことが大切です。
大量のファイルを扱う場合
元ファイルが数十本ある場合は、表計算で「元ファイル名／ページ数／累計開始／累計終了」の台帳を作ると確認しやすくなります。ページ数が分からないファイルや結合に失敗したファイルは、一覧から消さずに未処理として残します。
結合が成功したことと、提出資料として完全であることは別です。ページ数と境界を両方検査して、初めて漏れの可能性を小さくできます。
参考資料
