Outlookの不在時の自動返信が相手に届かないときは、自動返信機能が有効か、開始終了時刻が適切か、組織外への返信を許可しているかを確認します。相手が社内か社外かでも動作が変わる場合があります。
自動返信が動くアカウントの種類を確認する
- 新しいOutlook、クラシック、Web版のどれを利用しているか確認します。
- 返信対象の相手が社内ユーザーか外部アドレスかを区別します。
- 設定した開始・終了期間を現在時刻と照合します。
- アカウントがPOP/IMAPなら、Exchange系の自動返信と同じ機能が使えない場合があります。
社内・社外の返信範囲を検証する
- 新しいOutlookなら［設定］→［アカウント］→［自動応答］を開きます。
- 自動応答をオンにし、設定期間を確認します。
- 社外へ送信したい場合は社外向け返信の可否と内容を確認します。
- テスト用の社内・社外アドレスから1通ずつ送って受信を確認します。
- 機能が使えないアカウントなら、プロバイダ側の不在通知機能や組織の運用を確認します。
社外への自動返信に機密を載せない
- 自動返信が迷惑メールやメーリングリスト宛にも送られる可能性があるため、公開する内容を最小限にします。
- 同じ相手に毎回必ず返るとは限らず、同一期間の返信抑制がある場合があります。
- 相手が受信側で迷惑メールフォルダへ分類した場合もあるので、送信側設定だけで断定しないでください。
内部と外部のテスト結果を分ける
- 期間開始中と終了後でテストし、必要な相手だけに返信されるか確認します。
- 外部向け文面に社内専用の連絡先を載せていないかも点検します。
社内の人だけに届くケース
「休暇中です」の自動返信を設定したのに取引先だけ届かない場合、組織外へ送る設定がオフ、または外部の送信者範囲が制限されている可能性があります。Exchange系アカウントの自動返信と、POP/IMAPアカウントでOutlookのルールによって作る自動返信は動作条件が違うため、アカウント種類を先に確かめます。
管理者側の設定で外部への自動返信が制限される組織もあります。本人の個人アカウントと外部のテストアカウントから別々に試す場合は、実際の自動返信本文に機密情報を含めないようにしてください。
参考資料
