部署を選ぶと担当者プルダウンの候補が変わる表は、部署と担当者の対応マスター、部署別の候補抽出、入力規則を分けて作ります。以下は動的配列関数が使えるMicrosoft 365版のExcelデスクトップで、1件の入力行を設定する例です。
部署列と担当者マスターの作り方
「マスター」シートにA列=部署、B列=担当者を置きます。たとえば営業/佐藤、営業/田中、総務/鈴木という3行です。同名の人が複数部署にいる場合、画面用氏名とは別に社員IDを保持します。入力用シートのB2が部署、C2が担当者のセルとします。部署の候補を単に直書きすると追加漏れが出るため、部署名一覧を別セルで管理します。
候補一覧を部署条件で絞る設計
入力用シートのH2に=FILTER(マスター!$B$2:$B$100,マスター!$A$2:$A$100=$B$2,"")を置きます。B2が営業ならH2から佐藤、田中が展開されます。候補は重複や空白を必要に応じてUNIQUEやFILTERで整えます。動的配列が隣のデータと衝突すると#SPILL!になるため、H列は空けてください。
入力規則から候補を参照する順序
先にB2へ部署のリスト入力規則を設定します。C2の［データ］→［データの入力規則］でリストを選び、同じシートのスピル範囲=$H$2#を参照します。UIやExcel版によって直接スピル参照を受け付けない場合は、名前の管理で候補範囲に名前を付け、その名前を元の値に設定する方法を試します。行ごとに部署が異なる帳票では、各行の補助候補域も個別に用意する設計が必要です。
未登録部署や候補変更時の点検
部署を営業→総務に変えると、C2に以前選んだ「佐藤」が残る場合があります。候補が変わっても既入力値が自動消去されるとは限らないため、入力値と現行マスターの一致を別列で確認します。未登録部署では候補0件の表示になり得るので、フォーム側で未登録を警告する運用にします。社員異動時はマスターを更新した後、旧部署の選択済み値も監査します。
参考資料
