受け取った見積もりが予算を超えている、他社の見積もりより高い。こうしたときに「もう少し安くなりませんか」とだけ送っても、相手は判断に困ります。どこまで下げればよいのか、何を変えれば下げられるのかが分からないからです。 値引きを依頼するメールでは、次の4点をそろえると、相手が社内で検討しやすくなります。 希望金額（または...

AI議事録アプリは、録音から文字起こし、要約までを自動で行う便利な道具です。ただし、会議の音声には取引先名、金額、人事の話など、外に出したくない情報が含まれます。精度や価格だけで選ぶと、あとで困ることがあります。たとえば「録音がどこに保存されているか分からない」「書き出した形式が社内の保存先に合わない」といった問題です...

見積書を受け取り、その内容で発注すると決めたら、相手に正式な依頼を送ります。このとき「見積もりの件、お願いします」だけで済ませると、どの見積書のどの条件で頼んだのかがあとで分からなくなります。その結果、請求や納品の段階で食い違いが起きやすくなります。 発注メールでは、見積書を番号で特定したうえで、金額・数量・納期・支払...

取引先から「納期はいつになりますか」と聞かれたとき、日付だけを書いて返すと足りないことがあります。出荷日なのか到着日なのか、全数なのか一部なのか、まだ決まっていないならいつ分かるのか。これらがあいまいだと、相手から再び問い合わせが来たり、相手の社内で予定を組めなかったりします。 この記事では、納期を聞かれた側の返信を、...

チームで生成AIを使い始めると、「この情報を入力してよいのか」「この出力をそのまま送ってよいのか」と迷う場面が増えます。そのつど誰かに聞いていると、答える人によって判断が変わり、聞かずに使う人も出てきます。 最初に用意したいのは厚い規程ではなく、迷ったときに開ける1枚の利用マニュアルです。この記事では、1枚に入れる項目...

重複を消す前に、どの値が何件あるのかを確かめたいことがあります。たとえば、取引先コードが二重に登録されていないか、同じ注文番号が複数の行にないかを見る場合です。 Power Queryでは、グループ化でキー列ごとに行数を数えます。そのうえで件数が2以上のキーだけを残すと、重複の一覧ができます。さらに、その結果を元の明細...

Power Queryの更新が遅くなる原因は、1つとは限りません。読み込む量が多い、同じ処理が何度も繰り返されている、フォルダ内のファイルが増え続けている、プライバシーの設定が影響している、といった要因が重なることもあります。 思いついた設定を次々に変えると、どれが効いたのか分からなくなります。この記事では、1回に1か...

ChatGPTにExcelファイルを渡すと、表を読み取って集計や要約をしてくれます。ただし、結合セル・2段の見出し・複数シート・非表示の行があるファイルは、人が画面で見ているとおりに読まれるとは限りません。読み取りがずれたまま集計させると、もっともらしいのに間違った数字が出てきます。 この記事では、アップロード前の準備...

Accessで同じ形式のCSVを繰り返し取り込むなら、マクロの「テキスト変換」アクションにまとめ、フォームのボタンから実行できるようにしておくと便利です。毎回ウィザードを開く手間がなくなり、取り込みの条件も毎回同じになります。 この記事では、次の内容を順に説明します。 インポート定義の作り方 マクロの引数の設定 ボタン...

返信メールの件名は、ほとんどの場合「Re:」が付いたままで問題ありません。件名を変えるかどうかは、見た目の丁寧さでは決めません。あとで自分も相手も同じやり取りを探し出せるかで決めます。 この記事では、件名をそのまま返す・付け足す・変えるときの判断を整理します。あわせて、Re:が重なったときや話題が変わったときの扱いを例...