PDFをパスワードで保護したのに相手が開けない場合、**「開くためのパスワード」と「編集・印刷などを制限する権限パスワード」**を混同していないか確かめます。パスワードが合っていてもPDF閲覧アプリの対応状況などにより動作が異なることがあるため、相手へ確認する順番を統一します。
ファイルを開くパスワードと操作制限を区別
PDFの保護には、文書を開く時点でパスワードを要求する設定と、開くことは可能でも編集・印刷・コピーなどの操作を制限する設定があります。Acrobat公式は両者を別の設定として説明しています。受取側でパスワード入力ダイアログが表示されるのか、開いた後に印刷だけ禁止されるのかを切り分けてください。
受取側のPDF閲覧環境を確認
受取側には、エラー画面の種類、利用している閲覧ソフトと版、ファイルのダウンロード完了状態を確認してもらいます。スマートフォンの簡易ビューアでは、すべてのPDF保護機能に対応しない可能性があります。正しいパスワードでも開けないときは、配布を解除する前に提供者と受領者で同じテストPDFを使用して確認します。
安全な別経路でパスワードを伝える
受取人を別経路で確認してからパスワードを伝えます。 送る側では原本からコピーを作り、Acrobatの［すべてのツール］→［PDFを保護］で選んだ設定を記録します。閲覧パスワードを設定したのか、権限制限だけなのかを確認します。ファイルを閉じて再度開き、設定したパスワードで開けるか試します。相手にパスワードを伝える際はPDF添付メール本文と同じ経路に平文で併記する方法を避け、別経路で本人へ伝達します。
配布前のテストファイルで検証する
元ファイルを開く権限を緩める場合は、本人確認と共有範囲を見直してから実施します。必要最小限の権限を維持したテストファイルで、開く・印刷・コピーが要件どおりか確認してください。「開けないからパスワードを外す」を最初の対応にしないことが情報漏えい防止につながります。
参考資料
