変更履歴付きのWord文書を印刷すると、削除線やコメントの吹き出しまで出ることがあります。印刷時に変更履歴を表示しない設定へ切り替えれば、履歴を承諾・削除せずに印刷できます。ただし、元のWordファイルには履歴が残るため配布方法には注意が必要です。
画面上の変更履歴表示と印刷対象を区別
画面上の「変更履歴なし」（No Markup）表示は、変更履歴を文書から削除する操作ではありません。Microsoftも、変更履歴の非表示と、変更の承諾・却下による削除を区別しています。まずレビュー中の文書を別名保存し、未承諾の変更履歴が存在することを把握します。校閲の記録を保護したい場合は［すべて承諾］を実行しません。
印刷設定のマークアップを確認
Windows版Wordで［ファイル］→［印刷］を開き、［設定］にある［変更履歴とコメントの印刷］（Print Markup）のチェックを外します。これで表示用の校閲マークを含めない出力を選べます。画面が「すべての変更履歴」になっていても、印刷設定は独立して確認してください。職場のWordの版や画面幅でメニュー名が違う場合があります。
変更履歴を削除せずに出力する方法
印刷プレビューで削除線、吹き出し、余白の幅が変わったことを確認します。コメント表示の有無と、文書に適用される変更内容そのものは分けて判断してください。印刷物として渡すだけならマークなしでよくても、校閲原本としてWordファイルを渡すと非表示の変更履歴を受取人が再表示できる場合があります。
受取人に渡すファイル本体も確認する
同じ文章を「マークアップあり」と「なし」で少数ページ印刷し、本文が読みやすく、改行やページ数が想定どおりか確認します。送付するファイルそのものに履歴を残してはいけない場合は、印刷設定で隠すだけでは不十分です。必要な承認を経て、公開用の別ファイルを作成します。
参考資料
