担当者が休んだ日に「あの件、誰も分からない」となることがあります。原因の多くは人数の不足ではありません。誰が代わりに動くのか、どこまで動いてよいのかが決まっていないことです。この記事では、業務ごとに主担当と副担当を決める手順をまとめます。副担当が本当に対応できるかを、一覧と試しの実施で確かめるところまで扱います。
「副担当の名前を書いただけ」では止まる理由
副担当を決めたのに、いざ不在になると仕事が止まることがあります。理由はだいたい次のどれかです。
- 副担当がその業務を一度もやったことがない
- システムや共有フォルダの権限が副担当にない
- 取引先や社内の関係者が、副担当がいることを知らない
- 副担当が「どこまで自分で決めてよいか」分からず、結局主担当の復帰を待つ
- 1人が多くの業務の副担当を兼ねていて、不在が重なると手が回らない
バックアップ体制とは、名前を割り当てることではありません。副担当が実際に業務を回せる状態を作ることです。そう考えると、決めるべき項目が見えてきます。
手順1：業務を一覧にする
最初に、担当者ごとに抱えている業務を書き出します。細かく分けすぎると一覧が育ちません。「請求書の発行」「問い合わせメールの一次対応」「月末の在庫数の報告」のように、1行で何をする仕事か分かる粒度にそろえます。
一覧には、最低限次の列を用意します。
| 列 | 書く内容 |
|---|---|
| 業務名 | 何をする仕事か |
| 頻度・期限 | 毎日／毎週月曜／毎月25日まで など |
| 止まったときの影響 | 誰が・いつ困るか |
| 主担当 | 普段やっている人 |
| 副担当 | 不在時に代わる人 |
| 副担当の判断範囲 | 自分で決めてよいこと（手順3で記入） |
| 手順の置き場所 | 手順書・メモのリンク |
| 必要な権限 | システム・フォルダ・アカウント |
| 最後に副担当が実施した日 | 試しの実施の記録（手順5で記入） |
手順の中身は手順書やメモに書きます。この一覧は「誰が代われるか」を見渡すための表にとどめておくと、更新が続きやすくなります。
手順2：止まったときの影響で優先順位を付ける
すべての業務に同じ重さで副担当を用意する必要はありません。次の観点で、先に手当てする業務を選びます。
- 期限が社外とつながっている：支払い、請求、取引先への回答など、遅れると相手に迷惑がかかる
- 頻度が高い：毎日・毎週の業務は、数日の不在でもすぐに溜まる
- 代わりの手段がない：操作方法や関係者を、その人しか知らない
逆に、月1回で数日遅れても影響が小さい業務もあります。そうした業務は「不在時は復帰後に対応」と明記しておくだけで足りることがあります。何も決めずに放置するのと、「待つ」と決めておくのとは別物です。
手順3：主担当・副担当を割り当て、判断してよい範囲を決める
割り当てるときの注意
- 一覧を副担当の列で並べ替え、1人に副担当が集中していないかを確認する
- 主担当と副担当が同じ時期に休みやすい組み合わせを避ける（同じ繁忙期、同じ外出業務など）
- 少人数で副担当を置けない業務は、上長や外部の協力先を副担当にする。それも難しければ「不在時は止める」と決め、関係者に伝えておく
判断してよい範囲を3段階で書く
副担当が止まる一番の理由は、判断の境目が分からないことです。業務ごとに次の3段階で書き分けます。
| 区分 | 例（請求書の発行） |
|---|---|
| 副担当が判断して進めてよい | 前月と同じ内容・同じ金額の請求書を発行する |
| 主担当に確認してから進める | 金額や品目が前月と違う、取引先から修正依頼がある |
| 上長や責任者に上げる | 支払条件の変更、値引きの相談、契約にかかわる話 |
金額の上限、取引先の種類、新規か継続かなど、線を引ける基準があれば具体的に書きます。「迷ったら確認」とだけ書くと、全部が確認待ちになりがちです。
手順4：不在時の連絡ルールを決める
主担当が休んでいる間に連絡してよいかどうかの感覚は、人によって違います。事前に次の点を決めておきます。
- 不在中の主担当に連絡してよいのは、どの区分の件か（例：「上長に上げる」区分のうち、急ぎのものだけ）
- 連絡手段と時間帯（例：チャットのみ、平日の日中のみ。休暇中は連絡しない）
- 主担当に連絡がつかないときに、次に頼る人
- 取引先や社内関係者への案内（不在期間、代わりの窓口、急ぎの連絡先）
急な不在に備えて、当日朝に休みの連絡を受けた人が副担当に何を伝えるかも、1行で決めておきます。例：「今日が期限の業務と、返答待ちの件を伝える」。これだけで初動が速くなります。
手順5：副担当に一度やってもらって確かめる
一覧が埋まっても、実際にやってみるまで足りないものは分かりません。主担当がいるうちに、次の順で試します。
- 見学：主担当がいつもどおり作業し、副担当が横で見る。手順書と違う操作があればメモする
- 交代して実施：副担当が手順書を見ながら作業し、主担当は口を出さずに見守る。止まった箇所を記録する
- 主担当なしで実施：主担当が別の作業をしている日に、副担当だけで1回こなす。終わったら主担当が結果を確認する
試しの実施では、次のような抜けがよく見つかります。
- ログインできない、フォルダが見えない、承認ボタンが押せない
- 手順書に書いていない「いつもの判断」がある（この取引先だけ書式が違う、など）
- 関係者の連絡先が古い、関係者が副担当の名前を知らない
権限が足りないときは、主担当のIDやパスワードを共有して済ませないでください。副担当本人に権限を付けて解消します。誰が操作したか分からなくなるのを防ぐためです。
実施した日は、一覧の「最後に副担当が実施した日」に記録します。
手順6：体制を古くしないための見直し
体制は、作った時点から少しずつ実態とずれていきます。次のタイミングで一覧を見直します。
- 定期：四半期や半年に1回など、日付を決めて確認する
- 業務の手順や、使うシステムが変わったとき
- 主担当・副担当の担当替えや、長期休暇の予定が入ったとき
- 実際に不在があり、副担当が対応した直後（困った点を手順書と一覧に反映する）
見直しでは、「最後に副担当が実施した日」が古い業務から拾います。そのうち優先度の高いものから、もう一度試してもらうと効率的です。
最初の1週間でやること
いきなり全業務をそろえようとすると止まりやすいので、まずは次の範囲から始めます。
- 各担当者が自分の業務を一覧に書き出す
- 止まると社外に影響が出る業務を3〜5件選ぶ
- 選んだ業務の副担当と判断範囲を決める
- 不在時の連絡ルールを1枚にまとめて共有する
- 選んだ業務のうち1件を、副担当に試してもらう
この5つが回れば、残りの業務も同じ形で少しずつ広げていけます。
