チェックリストを作ったのに確認漏れが減らない場合、多くは次のどれかが原因です。 手順書の内容がそのまま入っていて、長すぎて読み飛ばされる 「正しいか確認」のように、何を見ればOKなのかが書かれていない 見るタイミングが作業の流れと合っておらず、気づいたときにはもう送った後になっている この記事では、どの業務にも使えるチ...
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資料の添付忘れ、打ち合わせ日時の取り違え、返信の放置。自分のミスで相手に迷惑をかけたとき、お詫びメールで相手が知りたいのは、謝罪の言葉の多さではありません。「何が起きたのか」「自分は何かする必要があるのか」「今後は大丈夫なのか」です。 この記事では、自分の側のミスを謝るメールを、4つの要素で1通にまとめる書き方を説明し...
Power Queryの「重複の削除」は、選んだ列の値が同じ行を1行だけ残し、残りを削除する機能です。操作は簡単ですが、次の2つの理由で結果が思ったとおりにならないことがあります。 どの列を選ぶか（キー列）で、消える行が大きく変わる Power Queryは文字を厳密に比べるため、見た目が同じでも大文字・小文字や前後の...
Power Queryで列のデータ型を変えたり、計算する列を追加したりすると、一部のセルに「Error」と表示されることがあります。ここですぐに「エラーの削除」を実行すると、エラーを含む行が行ごと消えます。その結果、件数や合計がいつの間にか変わってしまいます。 エラーへの対処は、次の順番で進めると安全です。 どの列に何...
ピボットテーブルの数字が元の表と合わない気がする。他の人が作ったピボットで、どのデータを集計しているのか分からない。こうしたときは、思いつくところから見るより、決まった順番で確認したほうが早く原因にたどり着けます。 この記事では、次の5つの順番で確認する方法を紹介します。 データソースの場所と範囲を見る 更新漏れがない...
Power QueryでCSVの取り込み手順を作っておき、毎月の作業ではVBAから「取り込むファイルを差し替えて、更新して、終わったら保存や集計へ進む」ようにすると、整形はPower Query、流れの制御はVBA、と役割を分けられます。 このとき注意したいのが、更新が終わる前にVBAが次の行へ進んでしまうことです。こ...
「田中さんが担当した取引先を、重複なしで一覧にしたい」「10月に売れた商品だけを、1つずつ並べたい」。こうした「条件で絞ってから重複を除く」処理は、FILTER関数とUNIQUE関数を組み合わせると1つの数式で作れます。 この記事では、次の売上明細を例に説明します。 列 内容 A列 日付 B列 担当者 C列 取引先 D...
押印を頼むメールでは、相手が「どの書類の、どこに、何部押して、いつまでに、どうやって返すか」を迷わないように書きます。どれか1つでも抜けると、違う欄に押される、控えまで返ってくる、古い住所に送られる、といった行き違いが起きやすくなります。 この記事では、送る前にそろえる項目、件名の付け方、取引先向けと社内向けの例文、送...
添付ファイルが開けない、届くはずのファイルが見当たらない。そんなときにすぐ「もう一度送ってください」と返すと、相手は同じファイルを同じ方法で送り直し、また開けないということがよく起こります。原因が自分の環境のほうにあることも少なくありません。 再送を頼む前に、自分の側で確かめられることを済ませておきましょう。そのうえで...
一度もらった見積もりの条件が変わったら、見積もりを出し直してもらう必要があります。ここで「条件が変わったので再見積もりをお願いします」とだけ送ると、相手はどの見積書のどこが変わったのかを探すところから始めなければなりません。 前回の見積書を番号で示し、変わった点を前回との差で伝えれば、相手はその部分だけを直してすぐに返...
